Obrazec poročila o primeru je orodje, ki se uporablja za zbiranje podatkov med kliničnim preskušanjem. Sponzor oblikuje vsebino obrazcev in jih v papirni ali elektronski obliki razdeli na vse lokacije, kjer poteka klinično preskušanje. Raziskovalci izpolnijo obrazce in jih vrnejo sponzorju v določenih intervalih ali ob koncu preskušanja. Podatki iz obrazcev se analizirajo, da se razvijejo sklepi o izidu kliničnega preskušanja, ki segajo od zaključka, da se preizkušano zdravilo zdi učinkovito in ima minimalne stranske učinke do rezultata, ki kaže, da metoda zdravljenja, ki se preučuje, ne deluje.
Obrazci poročil o primerih so izjemno podrobni, saj bi imeli raziskovalci raje preveč podatkov kot premalo. Preden se kateri koli obrazec za poročilo o primeru pošlje sponzorju, se identifikacijske informacije, ki povezujejo vsebino obrazcev s posameznimi pacienti, odstranijo, da se ohrani zasebnost in študija ostane čim bolj nevtralna. Obrazci vključujejo zgodovine bolnikov, dnevnike interakcij s pacienti in opombe o tem, kako se bolniki odzivajo na zdravljenje, ki se preučuje v preskušanju.
Vse te informacije se analizirajo, da se ugotovi, ali so statistično pomembne. Obrazci poročil o primerih se primerjajo med seboj in raziskovalci si ogledajo, kako so se odzvale različne skupine bolnikov v študiji. Bolnike, ki jemljejo placebo ali različne ravni zdravil, na primer, razporedimo v različne skupine za analizo. Te informacije se uporabljajo za empirični opis rezultatov kliničnega preskušanja. Ker je gradivo na obrazcu poročila o primeru anonimizirano, se raziskovalci izognejo možnosti pristranskosti, saj o pacientih ne vedo ničesar razen splošnih informacij v obrazcih.
Številna klinična preskušanja uporabljajo elektronske sisteme zapisovanja za poročila o primerih. Te znatno poenostavijo postopek, omogočajo takojšen prenos in iskanje po bazi podatkov ter zagotavljajo tudi metode za povezovanje različnih vrst informacij v pacientovo kartoteko, ne da bi jih bilo treba fizično izslediti. Uporaba elektronskih sredstev lahko odpravi tudi težave, kot je slab rokopis, ki zakriva vsebino obrazca poročila o primeru.
Ko se obrazci za poročilo o primeru vrnejo, se pregledajo in sponzor lahko ustvari seznam posebnih vprašanj, ki jih je treba pojasniti. Vse, kar je na obrazcu poročila o primeru videti nenavadno, kot je nenavadno visoka zabeležena teža za pacienta ali nenavaden element v bolnikovi zdravstveni zgodovini, morajo raziskovalci preveriti. To je zasnovano tako, da izloči napačne podatke, kot je napačno odčitavanje krvnega tlaka, kjer raziskovalec obrne številke, ko se odčitavanje zabeleži.