Ko zaposleni zapusti podjetje, lahko obrazec za izstopni intervju podjetju pomaga ugotoviti razloge za odhod in ali bi ti razlogi lahko vplivali na sedanje ali potencialne zaposlene v prihodnosti. Obrazec za izstopni razgovor je bodisi vprašalnik, ki ga izpolni zaposleni, ki odhaja, ali kontrolni seznam vprašanj za razgovor, ki jih mora anketar vprašati zaposlenemu. V obeh primerih je obrazec za izstopni razgovor dragoceno orodje za delodajalce.
Namen obrazca za izstopni razgovor je ugotoviti vse dejavnike, ki so privedli do odločitve zaposlenega, da zapusti podjetje. To med drugim vključuje razloge za nadomestno iskanje zaposlitve, razpoložljivost usposabljanja ali napredovanja, kako dobro se je zaposleni razumel z nadrejenimi in sodelavci, ali je delavec menil, da je nadomestilo ustrezno, in stopnjo užitka v delu. Pri dragocenem zaposlenem lahko obrazec za izstopni razgovor ugotovi, ali obstajajo pogoji, pod katerimi bi se zaposleni lahko premislil. Poleg tega mora podjetje poskušati ugotoviti, ali obstajajo okoliščine, ki vplivajo na druge sedanje zaposlene, da bi zmanjšali fluktuacijo zaposlenih.
Sodelovanje pri izstopnem razgovoru mora biti prostovoljno, pri čemer mora zaposleni dobiti nadomestni vprašalnik, ki ga mora izpolniti, če se ne strinja s postopkom razgovora. Zaposleni bo pogosto bolj prijazen z informacijami, če se ne sreča iz oči v oči s predstavnikom podjetja. Prav tako trenutni šef zaposlenega ne bi smel biti oseba, ki opravlja izstopni razgovor. Če razgovor vodi objektivna tretja oseba, bi se zaposleni počutil bolj udobno, če bi razkril informacije o svojih trenutnih delovnih pogojih. Dejansko je razlog za odločitev lahko trenutni šef zaposlenega in zaposleni se mora počutiti udobno, ko to pove nekomu drugemu.
Vprašanja na obrazcu za izstopni razgovor so običajno zelo preprosta in enostavna, izstopni razgovor pa mora biti hiter in enostaven za odhajajočega zaposlenega. Pogosto želi delodajalec na zaposlenega pustiti dober vtis in pokazati, da mu je mar za razloge za odhod. Ko si veliko podjetje vzame čas za razgovor z enim odhajajočim zaposlenim, se lahko zaradi tega zaposleni počuti, kot da je veliko prispeval k podjetju na splošno.
Analiza obrazca za izstopni intervju je lahko tako preprosta kot razprava med menedžerji ali pa je lahko bolj znanstveni postopek analize podatkov. V velikih, zapletenih podjetjih so lahko cela delovna mesta namenjena analizi teh informacij. Če so delodajalci vešči pri izstopnih razgovorih, bodo morda v podatkih našli zakladnico informacij, ki jim lahko pomagajo bolje upravljati svoje trenutne zaposlene.