Obrazec W-9 je dokument, ki ga izda Ministrstvo za finance Združenih držav za notranje prihodke (IRS) in se uporablja, ko mora oseba ali podjetje zahtevati identifikacijsko številko davčnega zavezanca (TIN), zahtevke za oprostitev in posebna potrdila od osebe, podjetja, sklada ali premoženja v ZDA Obrazec je treba izpolniti in vrniti osebi ali podjetju, ki je zahtevalo zahtevo, ki je podatke uporabilo za namene davčne prijave. Obrazec W-9 ni vložen pri IRS. Eden najpogostejših primerov, ko se uporablja ta obrazec, je, ko je oseba svoje storitve opravljala kot neodvisni izvajalec ali samostojni podjetnik in oseba ali podjetje, za katerega je delala, potrebuje svojo TIN za poročanje o plačilih IRS.
Osnovni podatki
Ta obrazec, ki je včasih napačno napisan kot obrazec W9, najprej zahteva podatke, kot sta ime in naslov osebe ali subjekta. Obstaja razdelek, kjer je treba potrditi polje, da označite, katera vrsta osebe ali subjekta izpolnjuje obrazec, na primer sklad ali premoženje, posameznik, korporacija, partnerstvo ali oproščeni prejemnik plačila. Navesti je treba tudi posebno klasifikacijo za nekatere vrste podjetij.
Davčna številka
Naslednji razdelek na obrazcu izpolnjuje svoj primarni namen, saj mora fizična ali pravna oseba navesti identifikacijsko številko davčnega zavezanca. Za posameznika je to običajno njegova ali njena številka socialnega zavarovanja. Če pa je tujec s stalnim prebivališčem, je to njegova individualna identifikacijska številka davčnega zavezanca (ITIN). Za podjetje ali drug subjekt je TIN njegova identifikacijska številka delodajalca (EIN). Samostojni podjetnik, ki ima EIN, lahko vnese to številko ali svojo številko socialnega zavarovanja.
certificiranje
V naslednjem razdelku lahko oseba ali subjekt potrdi, da so nekatere stvari resnične. Prvi je, da je navedena TIN pravilna ali da je nova TIN v postopku izdaje. Naslednje je, da fizična ali pravna oseba ni predmet rezervnega davčnega odtegljaja, čeprav je treba to vrstico prečrtati, če ne drži. Tretjič je, da je oseba ali subjekt državljan ZDA ali druga oseba ZDA, kot jo opredeljuje IRS, vključno z rezidenčnim tujcem, podjetjem, posestvom ali določeno vrsto sklada. V večini primerov sta nato potrebna podpis in datum.
V nekaterih primerih podpis ni potreben ali je treba drugo točko v tem razdelku prečrtati. Obrazec vsebuje navodila, ki označujejo, kako je treba ta razdelek pravilno izpolniti. Med različnimi situacijami, ki imajo posebna navodila za ta razdelek, so, ko se obrazec uporablja za namene transakcij z nepremičninami, obrestnih ali posredniških računov, hipotekarne obresti, odpisa dolga ali prispevkov na individualni pokojninski račun (IRA).
Uporaba
Vlagatelj bo podatke, zbrane na obrazcu W-9, uporabil za izdelavo obrazca 1099. 1099 podrobno opisuje denar, ki je bil plačan osebi ali subjektu v tem davčnem letu. Ta obrazec se pošlje osebi ali subjektu in vloži pri IRS. Vlagatelj lahko uporabi nadomestni obrazec W-9, če je v bistvu podoben obrazcu, ki ga izda IRS. V tem primeru mora oseba ali subjekt izpolniti nadomestni obrazec in ne obrazec W-9.
Neodtegnjeni davki
Za razliko od obrazca W-4, ki ga zaposleni uporabljajo za odobritev samodejnega odtegljaja davka od svojih plač, izpolnjevanje W-9 ne povzroči odtegnitve davkov ali plačil socialne varnosti. Neodvisni izvajalec, na primer, je izključno zavezanec za celoten znesek davkov na svoj dohodek. Zato se pri plačilih neodvisnemu izvajalcu ne zadržijo zneski. Plačnik na obrazcu 1099 poroča, koliko je bilo plačano med letom, samostojni izvajalec pa mora plačati davke.
Druge situacije
V nekaterih primerih lahko oseba ali podjetje zahteva, da se izpolni obrazec W-9, vendar mu na koncu ne bo treba uporabiti podatkov ali vložiti obrazca 1099. Če so bila plačila, opravljena v davčnem letu, manjša od določenega zneska, na primer, potem ni treba vložiti obrazca 1099. Za neodvisne izvajalce je bil najnižji znesek 600 ameriških dolarjev od leta 2012. Nekatere vrste plačil so izvzete iz tega, da jih ni treba poročati tudi na 1099. Podrobna navodila in vsi obrazci so na voljo na spletni strani IRS.