Obrazec W-4 je obrazec, ki ga objavi Internal Revenue Service (IRS) v Združenih državah. Obrazec W-4 zagotovijo delodajalci novim zaposlenim, da ugotovijo, koliko zvezne in državne dohodnine je treba odbiti od plače zaposlenega. Zaposleni izpolni obrazec W-4 s podatki o sebi in svojih vzdrževanih družinskih članih in mora vnesti spremembe, če se spremeni njegov osebni položaj.
V Združenih državah je sistem dohodnine sistem plačljivega dohodka, kar pomeni, da mora vsak zaposleni in delavec plačati del svojega dohodka, kot ga ustvari. Za samozaposlene ljudi to pomeni pošiljanje ocenjenih četrtletnih davkov glede na znesek dohodka, ki ga ustvarijo. Za zaposlene poskrbijo njihovi delodajalci za zahtevana plačila tako, da od vsake plače zadržijo določen znesek denarja.
Delodajalci morajo zadržati določen znesek denarja za zvezne dohodnine, imenovane FICA. Delodajalci morajo tudi zadržati denar od plače zaposlenega za plačilo državnih davkov zaposlenega. Nazadnje morajo delodajalci vzeti denar od zaposlenih za plačilo davkov na socialno varnost in Medicare za zaposlenega.
Znesek denarja, ki ga mora delodajalec vzeti iz plače zaposlenega, je odvisen od plače zaposlenega in od davčne obveznosti zaposlenega. Ljudje, ki imajo veliko vzdrževanih oseb ali tiste, ki jih preživljajo, so upravičeni do davčnih olajšav za vsakega vzdrževanega. Tako mora delodajalec pridobiti te podatke od zaposlenega, da ugotovi, koliko denarja zadržati.
Obrazec W-4 se tako dobi zaposlenemu, da ga lahko izpolni, da delodajalcu pridobi zahtevane podatke za odtegljaj davkov. Navodila obrazca W-4 pojasnjujejo, kaj je vzdrževanec, tako da lahko zaposleni izračunajo število vzdrževanih oseb, ki jih imajo, in izpolnijo obrazec z ustreznim številom. Na obrazcu je tudi mesto, kjer lahko zaposleni navede, da je podvržen rezervnemu davčnemu odtegljaju – kar pomeni, da dolguje denar davčni upravi in da je treba iz njegovega čeka izločiti več – ali kjer lahko zaposleni navede, da je oproščen davka .
Zakon od zaposlenih zahteva, da pošteno izpolnijo obrazec W-4. Zaposleni mora na obrazcu W-4 navesti tudi svojo številko socialnega zavarovanja in druge identifikacijske podatke. En izvod hrani delodajalec, drugo kopijo pa pošlje davčni upravi. Delodajalec nato zadrži ustrezna denarna sredstva, kot je določeno v obrazcu W-4 in tabelah davčnega odtegljaja, in pošlje pravilen znesek davkov IRS.