Obračun plač je proces, ki se pojavlja v vseh podjetjih in se osredotoča na finančno upravljanje s podatki o plačilnih listih podjetja. Računovodje bodo beležili informacije v zvezi s plačami zaposlenih, bonusi in provizijami; računovodje bodo tudi evidentirali in poročali davke, povezane s temi podatki, v glavni knjigi. Uslužbenci za obračun plač in vodje so odgovorni za zagotavljanje teh informacij računovodstvu, skupaj z vzdrževanjem dokumentacije, potrebne za izpolnjevanje zakonskih zahtev za prikaz točne evidence o zaposlitvi. Obračun plač je pogosto ločen od običajnega računovodstva, saj so podatki zelo občutljivi in jih ne vidi več zaposlenih.
Podjetja imajo pogosto pisarno za obračun plač, ki sledi vsem zakonskim zahtevam za zaposlovanje zaposlenih. Informacije v zvezi s preverjanji preteklosti, testi na droge, pogodbami o zaposlitvi, sporazumi o nadomestilih, popusti na plače in druge informacije pogosto spadajo v okvir posebne kadrovske zakonodaje. Neupoštevanje točne evidence o zaposlitvi lahko povzroči visoke globe ali druge kazni za neupoštevanje zakonov in predpisov. Nekatera podjetja lahko uporabljajo računovodje za revizijo postopkov obračunavanja plač v kadrovski pisarni. Ta revizija zagotavlja, da v podjetju niso prisotne kršitve veljavne kadrovske zakonodaje.
Vnosi za beleženje plačilnih listov so dokaj preprosti. V današnjem tehnološkem okolju se številni vnosi izvajajo v realnem času z uporabo vnaprej programiranih direktiv v računovodskem programskem paketu podjetja. Računovodje v oddelku za obračun plač bodo nato pregledali vnose, da se prepričajo, da med samodejno obdelavo ni prišlo do napak. Osnovni vnos bo bremenil stroške izplačevalnega obračuna za plače vsakega zaposlenega in v dobro plačane plače. Podjetje ima lahko ločene račune, ki opredeljujejo posebne skupine plač. Po plačilu bo sistem bremenil plačo in dobropisal gotovino. Ti vnosi – v smislu bremenitev in dobropisov – so enaki tudi za račune davka na izplačane plače.
Računovodstvo na izplačane plače pogosto od podjetij zahteva, da davke na izplačane plače redno nakažejo ustrezni vladni agenciji. Računovodje bodo morali izpolniti ustrezne obrazce in odrezati ček agenciji za te davke, pogosto na četrtletno. Večje vladne agencije imajo lahko spletni depozitarni sistem za prenos tega denarja na spletu, če je potrebno. Računovodje bodo morali uskladiti te račune, da zagotovijo, da bo ves denar, nakazan na račun, šel ustrezni agenciji. Viseča debetna ali kreditna stanja kažejo na interno težavo s sistemom obračunavanja plač. Računovodje bodo nato morali prilagoditi številke ali odstotke za odtegljaj, da bi odpravili to težavo.