Večina sodobne civilizacije se zanaša na sistemsko avtomatizacijo in računalniško obdelavo. Vsaka računalniška naprava vsebuje datoteke s podatki, ki jih običajno uporabljajo posamezne aplikacije v računalniku. Format datoteke je definirana specifikacija o tem, kako bo datoteka kodirana za shranjevanje v računalniku.
Kodiranje je pretvorba podatkov v določeno obliko datoteke. Datoteke morajo biti kodirane, preden jih lahko shranite v napravo za shranjevanje datotek. Ta postopek kodiranja je potreben, da programski program razume informacije v datoteki.
Aplikacija za obdelavo besedil je računalniški program, namenjen avtomatizaciji pisanja dokumentov. V teh aplikacijah se uporabljajo posebni znaki za zajemanje ukazov, kot so zavihki, zamik in velikost pisave. Ti posebni znaki so kodirani v obliko datoteke, ko je dokument shranjen. To kodiranje omogoča programski opremi, da predstavi dokument v istem slogu, v katerem je bil shranjen.
Običajno formati datotek niso zamenljivi med programskimi aplikacijami. Vsak prodajalec programske opreme ustvari lastniško obliko datoteke za svojo specifično programsko aplikacijo. To zelo oteži skupno rabo datotek med programskimi aplikacijami.
MP3 je format za kodiranje digitalnih zvočnih datotek, ki je danes široko dostopen. Ta oblika omogoča predvajanje glasbe zvočnim napravam. Z definiranjem standardne oblike za digitalni zvok lahko datoteke enostavno delite med računalniškimi sistemi. Večina sodobnih stereo sistemov in avtomobilskih avdio sistemov podpira format MP3.
Z eksplozijo interneta so formati postali običajna abecedna juha. Danes je na voljo široka paleta formatov video in zvočnih datotek. Ti formati so potrebni za video programske aplikacije, da razumejo, kako se video prenaša na monitor. Ta nestandardni pristop k formatom je naložil breme upravljanja formatov na uporabnike aplikacij.
Datoteke računalniške grafike in fotografije imajo različne formate. Ta oblika je edinstvena glede na jasnost in velikost datoteke, ki bo shranjena. Velikost datoteke fotografije temelji na jasnosti, ki je potrebna za fotografijo. Večja jasnost zahteva večjo velikost datoteke, ki podpira kodiranje posebnih podatkovnih elementov, potrebnih za fotografije.
Šifriranje je druga oblika zapisa datoteke. Šifriranje programske opreme je proces preoblikovanja niza podatkov v neberljivo obliko. Ta format je mogoče dešifrirati samo s posebnim ključem. Šifriranje programske opreme se običajno uporablja za zaščito občutljivih datotek pred neželenim ogledom.
Vsi formati datotek niso lastniški. Danes je na internetu na voljo več odprtih formatov datotek. Uporaba odprtih formatov datotek olajša izmenjavo informacij med računalniki.