Obdelava računov je vrsta postopkov za obdelavo računov, da se zagotovi, da so plačani pravočasno. Posamezna podjetja imajo običajno svoje sisteme obdelave, ki vključujejo člane računovodskega osebja, pa tudi nadzornike in drugo osebje. Programska oprema za pomoč pri obdelavi računov je na voljo za poenostavitev postopka, lažje iskanje evidenc in hiter dostop do trenutnih neporavnanih računov.
Postopek se začne z dostavo računa po faksu, e-pošti, pošti ali drugem sistemu. Član računovodskega osebja mora odpreti in pregledati račun, da se odloči, kako naprej. Lahko ima številko naročilnice, ki označuje, da jo mora oseba, odgovorna za naročilo, preveriti. To lahko vključuje preverjanje računa glede na dejanske prejete artikle in preverjanje, ali je oseba sploh odobrila nakup. Če številka naročilnice ni prisotna, mora računovodja pregledati dokument, da ugotovi, o kakšni vrsti izdelka ali storitve se razpravlja.
V sistemih za elektronsko obdelavo računov lahko ljudje beležijo podatke o računu, vključno z izvornim prodajalcem, podrobnostmi, rokom zapadlosti in tako naprej, tako da ustvarijo vnos v bazo podatkov, ki ga je mogoče slediti. Računovodski nadzorniki lahko zahtevajo sezname čakajočih računov, razvrščenih po datumu zapadlosti in drugih parametrih. Ko računovodja odobri plačilo, se sredstva lahko odpošljejo s čekom, elektronskim prenosom sredstev in drugimi metodami z uporabo podatkov o prodajalcu v datoteki. Če je prodajalec nov, bo morda morala računovodstvo vzpostaviti stik za zbiranje informacij, če podatki za obračun niso popolni.
Podjetja beležijo svoja plačila s čekom ali potrditveno številko, odvisno od tega, kako predložijo sredstva, da ustvarijo zapis, ki prikazuje, kdaj in kako so izvedla plačilo. Ko je denar poslan, lahko računovodstvo opazi, da je račun plačan, in ga premakne iz stolpca obveznosti do računov v svojih knjigah. Če pride do spora glede plačil, so ti zapisi na voljo za pregled, da ugotovite, kje je bilo plačilo napačno, in kako odpraviti težavo.
Število korakov, vključenih v obdelavo računov, se lahko razlikuje, odvisno od podjetja in sistemov, ki jih uporablja. Varnostne varovalke so vgrajene, da se izognejo težavam, kot so dvojna plačila, plačilo pri nepooblaščenih nakupih ali neplačilo računa v predvidenih rokih. V malem podjetju je lahko ena oseba zadolžena za ta plačila, medtem ko imajo večja podjetja lahko celoten oddelek za plače, ki je odgovoren za obdelavo vseh računov, za vsakega prodajalca, od ponudnikov javnih storitev do podizvajalcev, ki jih podjetje uporablja pri določenih projektih.
SmartAsset.