Posebej uporabljena obdelava podatkov se lahko nanaša na ločen korak v ciklu obdelave informacij, v katerem se podatki pridobijo, vnesejo, potrdijo, obdelajo, shranijo in izidejo bodisi kot odgovor na poizvedbe bodisi v obliki rutinskih poročil; obdelava je korak, ki organizira informacije, da se oblikuje želeni rezultat. V splošnem smislu se obdelava podatkov lahko nanaša tudi na dejanje snemanja ali drugačnega ravnanja z enim ali več nizi podatkov in se pogosto izvaja z uporabo računalnikov. Beseda podatki se običajno uporablja za pomen »informacije« in pogosto nakazuje velike količine informacij v standardizirani obliki. Podatki so lahko sestavljeni iz črk, številk, enačb, datumov, slik in drugega materiala, vendar običajno ne vključujejo celih besed.
Obdelava podatkov in informacij
Ena od ključnih točk glede izraza obdelava podatkov je, da ga nekateri uporabljajo kot sinonim za izraz obdelava informacij, drugi pa ločijo med obema. V večini primerov pa se beseda podatki uporablja za prvotno obliko izhoda, medtem ko je informacija namenjena opredelitvi podatkov, ki so bili na nek način organizirani ali spremenjeni. Urad za statistiko dela (BLS) v svoji publikaciji Priročnik za poklicne perspektive, izdaja 2010–2011, ima vnos za »Delavci za vnos podatkov in obdelavo informacij«. Tu se razlikuje med »podatki«, ki so surovine, in »informacijami«, ki so bile nekoliko obdelane: oba se obravnavata kot ločena, s podatki pred informacijo.
Računalniški podatki
V računalništvu se lahko obdelava podatkov uporablja za sklicevanje na uporabo programske aplikacije za organizacijo neke vrste vhodnih podatkov, da se ustvari želeni izhod. Rezultat je lahko kar koli, od večpredstavnostne datoteke do slike ali besedilne datoteke. Običajno se vnos besed, kot si jih nekdo misli, ne šteje za vnos podatkov, zato pisanje zgodbe z urejevalnikom besedil ne bi veljalo za pravo obliko obdelave podatkov; vendar bi vnos prejemkov in izdatkov za mesec v program za preglednice in tiskanje poročila.
Programov, zasnovanih za obdelavo podatkov, je veliko, njihove zmogljivosti pa segajo od osnovnih do zelo poglobljenih. Eden od primerov programa, ki lahko preprosto obdeluje podatke, je Microsoft Excel®, ki je v bistvu preglednica, ki jo je mogoče uporabiti za organiziranje podatkov, zlasti matematičnih enačb. Program se lahko uporablja za zelo osnovno obdelavo ali, če je uporabnik s programom seznanjen, pa tudi za bolj poglobljene rezultate. Druge vrste programov za obdelavo vključujejo programe, ki se uporabljajo za organiziranje računovodskih podatkov za ugotavljanje izgub ali dobičkov, potresne podatke, ki se uporabljajo za napovedovanje potresov, in poslovne statistike, ki podjetjem pomagajo pri učinkovitejšem delovanju, če naštejemo le nekatere.