Notranji nadzor je sistem pravil in postopkov, ki jih organizacija vzpostavi za zagotovitev zanesljivosti svojega računovodskega poročanja, učinkovitosti in učinkovitosti svojega poslovanja ter skladnosti z veljavnimi pravili, predpisi in zakoni. Notranje kontrole oblikujejo in izvajajo ne le direktorji organizacije, temveč tudi njeno vodstvo in menedžerji. Čeprav so oblikovane za doseganje številnih ciljev, so notranje kontrole usmerjene predvsem v finančne dejavnosti organizacije. Ustrezno zasnovan sistem notranjega nadzora v poslovanju organizacije lahko prepreči slabo upravljanje in zlorabe, vključno s poneverbo, goljufijo in krajo.
Splošno razumljena značilnost zlorabe je, da najuspešneje deluje pod tančico skrivnosti &emdash; manj ljudi se tega zaveda, večja je verjetnost uspeha. Več kot je ljudi, ki se zavedajo, večja je verjetnost neuspeha ali odvračanja. Na primer, knjigovodja je morda razmeroma enostavno napisati goljufive čeke, če je potreben samo en podpis, če pa sta potrebna dva, krajo precej oteži.
Ena najpreprostejših metod notranjega nadzora je torej ločevanje dolžnosti posameznikov, ki se ukvarjajo s finančnimi dejavnostmi. Večina organizacij na primer zahteva dva podpisa na čekih ali na čekih, ki presegajo določen znesek, kar zagotavlja, da čekov ne more preprosto napisati ena oseba po svoji volji. Če so čeki strojno ali računalniško natisnjeni, jih tisti, ki so odgovorni za tiskanje čeka, ne smejo podpisati (ali uporabiti mehanskih podpisov) &emdash; to delo je treba dodeliti drugi osebi. Kadar so čeki napisani pri plačilu za prejem blaga, bi morali sistemi notranjega nadzora zahtevati, da se dokumentacija o prejemu pošiljke pred napisom plačila uskladi z računom. To preprosto pravilo zagotavlja, da je oseba, ki je odgovorna za plačilo, lahko razumno prepričana, da je bilo blago dejansko prejeto v dobrem stanju, tudi če je lokacija prejema daleč od finančnega urada. Če mora ček podpisati nekdo drug, mu bo priložena vsa dokumentacija, ki bo pred podpisom čeka pregledana in posredovana prodajalcu.
Nepriljubljena sestavina številnih sistemov notranjega nadzora je prepoved osebnih odnosov, vključno s poroko, med zaposlenimi v oddelkih za finančne storitve in drugih oddelkih. Če nastane osebno razmerje med, recimo, nekom v računovodstvu in nekom v skladišču, bi pričakovali, da bo nekdo odstopil in se zaposlil drugje, da bi preprečil celo videz neustreznosti.
Javna podjetja in številna velika podjetja v zasebni lasti imajo notranje kontrole, ki zahtevajo redne revizije zunanjega računovodskega podjetja, pa tudi notranje revizijske službe, ki so zadolžene za redno pregledovanje finančnih transakcij in drugih poslov. Če bodo te revizije tretjih oseb in notranje revizije pravilno izvedene, bodo podjetje temeljito preučile, analizirale njegove postopke z vidika notranjega nadzora in raziskale transakcije, da bi zagotovile, da so zastopane.
Sistemi notranjega nadzora, čeprav se običajno razumejo kot finančne narave, niso omejeni na finančne dejavnosti, ampak se razširijo na druga področja delovanja podjetja, da bi zagotovili, da dejansko potekajo po pričakovanjih. Oddelka za “nadzor kakovosti” in “zagotavljanje kakovosti” sta mehanizma operativnega nadzora, ki zagotavljata, da je vse od označevanja do varnostnih pečatov do sestavin natančno tako, kot je predstavljeno. Mehanizmi za nadzor zalog pomagajo zaščititi podjetje pred izgubo zaradi tatvin, varnostno osebje pa ne samo, da nepooblaščeno osebje prepreči vstop v objekt, ampak tudi odvrača od kraje.
Postopki in prakse notranjega nadzora so v Združenih državah pridobili večji pomen leta 2002 z uveljavitvijo zakona Sarbanes-Oxley z naslovom »Zakon o reformi računovodstva javnih podjetij in zaščiti vlagateljev«. Uveden kot odgovor na številne korporativne in računovodske škandale, je vodilnim delavcem javnih družb naložil veliko večjo stopnjo odgovornosti. Vodstvo podjetij na primer rutinsko podpisuje letna poročila svojih podjetij; Sarbanes-Oxley jih smatra za osebno odgovorne za svoje materialne netočnosti. Ti vodstveni delavci imajo tako dodatno spodbudo za uvedbo temeljitih sistemov notranjega nadzora, ki zagotavljajo zanesljivost svojih poročil.