Sožaljne fraze so zasnovane tako, da izrazijo sočutje do ljudi, ki so pred kratkim izgubili prijatelje ali ljubljene. Marsikdo se zaveda, da je težko napisati sožalno pismo, ne da bi zvenelo rahlo klišejsko, in praviloma je čustvo za frazo pogosto pomembnejše od besedila. Pomembna je zgolj pošiljanje uradne čestitke ali sožalnega pisma, saj nakazuje, da posameznik v težkem času misli na nekoga. Zelo cenjeno je tudi, da ljudi pozdravite z nekaj besedami sožalja, ko jih prvič vidite po smrti.
Izrazi sožalja vključujejo stvari, kot so »oprostite za vašo izgubo«, »prosim, sprejmite moje/naše najgloblje sočutje«, »moje/naše misli so z vami«, »[pokojnik] bo pogrešan«, »s skrbnimi mislimi« »velika ljubezen«, »naša srca so vam naklonjena«, »s toplim sočutjem« in tako naprej. Ti stavki so dovolj nevtralni, da so primerni za skoraj vsakogar, ne glede na verska prepričanja, in pravzaprav je veliko sožalnih kartic vnaprej natisnjenih s temi stavki. Nakup prazne kartice in vzeti čas za ročno pisanje kratke opombe pa se na splošno šteje za bolj primerno.
Posamezniki bodo morda želeli pri sestavljanju sožalnih stavkov upoštevati tudi verska prepričanja nekoga. Za ljudi, ki verjamejo v koncept nebes in pekla, se bo govornik morda želel sklicevati na idejo, da verjame, da je pokojnik v nebesih ali da gleda navzdol z nebes. Fraze, kot so »naj te Bog potolaži«, »naj tvoja duša najde mir« in druge sklicevanja na versko prepričanje, je treba prilagoditi določenim religijam. Tisti, ki pošiljate sožalje nekomu, ki prakticira vero, ki je ne pozna, bi morda želeli pripadnika te vere povprašati o ustrezni izjavi, ki bi jo uporabili, saj imajo nekatere vere tradicionalne sožalne fraze in se prejemnika pozdrava lahko dotakne premišljenost.
Nekateri ljudje uporabljajo citate, ko izražajo sožalje, izbirajo smiselne odlomke iz pesmi ali knjig, ki so jim všeč, ali uporabljajo znane citate, ki obravnavajo smrt in žalovanje. »Živeti v srcih, ki jih puščamo za sabo, ne pomeni umreti«, »kot ptica poje v dežju, naj hvaležni spomini preživijo v trenutkih žalosti« in »naj blagoslovi ljubezen nad vami, njen mir naj ostane z vami , naj njegovo bistvo razsvetli vaše srce, zdaj in za vedno več« je nekaj primerov citatov, ki jih lahko uporabite.
Prav tako je primerno navesti stanje pokojnika v sožalnih frazah, če je govornik tesen prijatelj. Sožalje, izrečeno preživelim nekoga, ki je umrl zaradi dolgotrajne bolezni, bi lahko na primer vključeval zapis hvaležnosti, da je bolečina in težave minila, na primer: »Žal mi je, da sem izvedel za smrt vaše matere, vendar sem vesel, da to njenega trpljenja je konec.” Mnogi ljudje cenijo tudi znak, da drugi z veseljem ponudijo kakršno koli pomoč, ki bo potrebna v prihodnjih dneh in tednih.
Posamezniki, ki se res trudijo priti do sožalnih stavkov, ki zvenijo prav, bi morali vedeti, da je tudi povsem razumno reči »samo besede ne morejo izraziti mojega sočutja« ali »Ne morem si predstavljati žalosti ob izgubi vašega otroka/partnerja/itd.«. Prejemniki sožalnih voščil običajno ne iščejo iskrive izvirnosti, temveč le iskren izraz čustev.