Mnogi od nas se ujamejo, da verjamemo, da si lahko zapomnimo vsak korak projekta ali vse, kar potrebujemo za dopust. Resnici na ljubo je uporaba kontrolnega seznama morda najbolj pametna stvar, ki jo lahko naredimo zase. Ni vedno lahko zapomniti 30 različnih živil ali vseh korakov priprave dovršene sladice. Z uporabo kontrolnega seznama pa lahko imamo stalno evidenco svojih potreb, običajno v vrstnem redu, ki ga je enostavno slediti. Pri uporabi kontrolnega seznama je treba upoštevati več stvari.
Eden od nasvetov za učinkovito uporabo kontrolnega seznama je ustvariti dosleden slog pisanja. Če na primer uporabljate kontrolni seznam za spremljanje postopka, uporabite celotne stavke ali vsaj kombinacije samostalnikov/glagol. Vsaka točka na kontrolnem seznamu mora biti skladna z vsemi drugimi točkami:
1. Vzemite kovček iz omare.
2. Spakirajte spodnje perilo in nogavice.
3. Poiščite komplet za britje.
4. Zložite srajce in hlače.
5. Zaprite kovček.
Vsi ti predmeti se med seboj ujemajo po slogu. Razmislite, kako zmedeno bi lahko bilo, če bi uporabljali kontrolni seznam, kot je ta:
1. Kovček v omari
2. Nogavice
3. Poiščite komplet (britje)
4. Srajca, hlače. Zložen?
5. Kovček je zdaj zaprt.
Če posamezni koraki niso dosledni in pojasnjevalni, postane uporaba kontrolnega seznama veliko težja. Če pišete kontrolni seznam za nekoga drugega, kot je varuška ali sosed, je še posebej pomembno, da ste jasni in dosledni.
Drug nasvet za uporabo kontrolnega seznama je, da zagotovite način prečrtanja elementov, ko so doseženi. Če uporabljate kontrolni seznam, ki vsebuje številna navodila ali predmete, se lahko zelo enostavno izgubite. Včasih je dolg kontrolni seznam mogoče izvesti le v fazah ali pa lahko traja nekaj ur, da se dokonča določen korak. Vedno bi morala obstajati metoda za označevanje dokončanih predmetov ali vsaj za beleženje točke ustavljanja. Pri uporabi kontrolnega seznama mora biti vsakomur jasno, kateri koraki so bili opravljeni in kateri ne.
Ko uporabljate kontrolni seznam za nakupovanje, vam lahko pomaga, da zapišete, kateri predmeti so obvezni in kateri neobvezni. Postavitev zvezdice poleg kritičnih artiklov lahko drugemu uporabniku omogoči boljše odločitve med nakupovanjem. Če se pojavi težava s proračunom, je lahko zelo koristen kontrolni seznam živil z jasno označenimi prednostnimi nalogami. Enako velja za uporabo kontrolnega seznama za projekt naredi sam. Obvezne in neobvezne korake je mogoče označiti, če čas ali denar postaneta dejavnik.
Mnogi ljudje ustvarijo nakupovalni seznam ali seznam opravil, ko se pojavijo potrebe, vendar ne nujno v najbolj učinkovitem vrstnem redu. Pri uporabi kontrolnega seznama lahko pomaga organizirati elemente v skladu z glavnim načrtom. Za nakupovanje živil uredite kontrolni seznam tako, da bo ustrezal vaši običajni poti po prehodih trgovine. Začnite s prvim oddelkom, ki ga boste dosegli, in delajte od tam. Kontrolni seznam mora biti logično urejen, da se izognemo prevelikemu zamiku ali opustitvam. Ko uporabljate kontrolni seznam za gospodinjska opravila, upoštevajte, kako dolgo bo trajalo posamezno opravilo. Če najprej opravite najmanj zamudna opravila, lahko odprete več časa za daljša ali pa se izognete košnji trate v najbolj vročem delu dneva ali zalivanju vrta prepozno zvečer.
Pri uporabi kontrolnega seznama se pogosto splača temeljito prebrati vse elemente. Za dokončanje kasnejše naloge na seznamu so morda potrebna dodatna orodja ali sestavine. Problem lahko postane tudi shranjevanje delno zaključenega projekta. Kontrolni seznam je organiziran le toliko kot oseba, ki ga je ustvarila, zato poskusite biti pri ustvarjanju čim bolj temeljiti in natančni. Če je nekdo drug napisal kontrolni seznam, se prepričajte, da popolnoma razumete vse okrajšave, kode ali tehnični žargon, ki jih lahko uporablja.