Negativni obratni kapital je stanje, v katerem podjetje še naprej posluje kljub temu, da so obveznosti, ki jih ima podjetje, več kot razpoložljiva sredstva podjetja. V bistvu to pomeni, da je obveznosti do kupcev za obdobje poslovanja večja od terjatev za isto obdobje. Čeprav ni nenavadno, da podjetje kratek čas posluje z negativnim obratnim kapitalom, večina podjetij nima zamenljivih sredstev za dolgoročno vzdrževanje poslovanja, razen če se situacija obrne.
Najlažji način, da ugotovite, ali je podjetje trenutno v negativnem stanju obratnega kapitala, je primerjava podatkov o obveznostih za zadnje zaključeno obračunsko obdobje s podatki o terjatvah za to isto obdobje. Če so terjatve večje od obveznosti za navedeno obdobje, družba posluje v pozitivnem stanju obratnega kapitala. Če obveznosti presegajo znesek terjatev, se obratna sredstva štejejo za negativne.
Številna podjetja se soočajo z obračunskimi obdobji, ko obstaja negativna situacija obratnega kapitala. Na splošno gre za kratkoročne situacije, do katerih pride, ker plačila v zvezi s prodajo, ustvarjeno v preteklih obdobjih, še niso bila prejeta in knjižena med terjatve. Hkrati se odhodki, ugotovljeni v obveznostih, knjižijo in čakajo na odprodajo. Ko stranke potrebujejo več kot trideset dni za plačilo neporavnanih računov, dobavitelj pogosto doživi en mesec, ko obstaja negativna obratna sredstva, nato pa v naslednjem mesecu uživa pozitivna obratna sredstva. Če upoštevamo celotno poslovno leto, se običajno ugotovi, da podjetje posluje na črno, pri čemer se obdobja, ko so prihodki presegali odhodke, izravnajo z meseci, ko so bili odhodki višji od zbranih prihodkov.
Za podjetja, pri katerih negativni obratni kapital ni posledica počasnejšega plačila neplačanih računov, bodo morda potrebni ukrepi za zmanjšanje stroškov ali drugačno preoblikovanje poslovnega modela, da se podjetje vrne v pozitivno kapitalsko situacijo. Podjetje si lahko na primer prizadeva zmanjšati stroške s popravkom proračunov oddelkov ali poskuša zagotoviti nižje cene za materiale, ki se uporabljajo pri proizvodnji blaga in storitev. Če ta prizadevanja ne bodo uspešna in negativno stanje obratnega kapitala traja dalj časa, je velika verjetnost, da bo podjetje prenehalo poslovati. Možna izjema so situacije, ko ima podjetje dostop do sredstev, ki jih je mogoče pretvoriti v gotovino in uporabiti za poplačilo dela neporavnanih dolgov družbe, pri čemer se znesek mesečnih obveznosti zmanjša na raven, ki je bolj skladna z mesečnimi terjatvami.