Negativen inventar je običajno rezultat razlike med dejanskim in navideznim inventarjem, ki ga spremlja in izračuna računalniški sistem. To se običajno zgodi, ko je prišlo do napake ali se sistemi ne posodabljajo pravilno, in pomeni, da so bili izdelki prodani ali preneseni, kar ne bi smelo biti. Težave z zalogo lahko nastanejo tudi, ko se izdelki izgubijo, nato se zaloge prilagodijo, da se izgubljeni izdelki odstranijo, nato pa jih najdejo brez ponovne prilagoditve zalog.
Izraz se lahko sprva zdi protislovje, saj pomeni, da ima podjetje lahko manj kot nič izdelka, vendar je razumna posledica upravljanja zalog. V bistvu kaže, da je podjetje prodalo izdelke, ki jih dejansko ni, ali je prodalo izdelke, ki niso bili del evidence zalog. To se lahko zgodi zaradi napačne komunikacije med sistemi. Če je proizvodno podjetje prodalo artikel, preden je bil izdelan, je možno, da bo sistem zalog pokazal negativen zalog, dokler izdelek ni izdelan in se število ne popravi.
Negativna zaloga se lahko pojavi tudi kot posledica nepravilnega štetja zalog ali odštevanja izdelkov z napačne lokacije v podjetju. Če priročno štetje v računalniku kaže, da bi morala trgovina imeti 12 določenega artikla, vendar uslužbenec teh 12 artiklov dejansko ne more najti, se lahko odštejejo od zaloge trgovine. Običajno se domneva, da je to posledica neke oblike krčenja in je lahko povezano s slabimi praksami sprejemanja ali krajo. Če je vseh 12 artiklov najdenih in postavljenih na polico za prodajo, ne da bi se zaloge trgovine prilagodile, lahko njihova prodaja ustvari negativen zalog za to trgovino.
Čeprav negativni zaloga ni nujno katastrofalna za podjetje, lahko povzroči slabo vodenje evidenc in oteži nadzor zalog. Trgovina v zgornjem primeru je izgubila dobiček, ker ni imela predmeta na polici, in lahko na koncu ostane s preveč izdelka, ko se v trgovino pošljejo novi in najdejo manjkajoči. Do situacije lahko pride tudi, če podjetje nepravilno sledi istemu artiklu na več lokacijah. Če je na primer 50 artiklov na lokaciji A in 100 artiklov na lokaciji B, bi 100 prodaj na lokaciji B, ki je napačno dokumentirano, da prihaja z lokacije A, ustvarilo negativen inventar na lokaciji A.
SmartAsset.