Skupni plačnik je subjekt, ki skupaj obravnava plačilne liste in davke za zaposlene v povezanih podjetjih. Z uporabo te vrste ureditve plače, če je podjetje do tega upravičeno, lahko v nekaterih okoljih prihrani denar pri davkih. Podjetja, ki želijo uporabiti to možnost, bodo morda morala vložiti vlogo in morajo predložiti skrbno dokumentacijo, da dokažejo svojo upravičenost. Prav tako je treba skrbno ravnati z upravljanjem plačilne liste, da se izpolnijo regulativni standardi.
Prva zahteva za uporabo skupnega plačnika je, da so podjetja povezana. To se običajno zgodi pri hčerinskih družbah istega podjetja. Veterinarska klinika, na primer, ima lahko oddelek, ki ponuja klinične obiske na domu, diagnostični laboratorij in redno prakso, ki delujejo neodvisno. Če bi veterinarski tehnik nudil podporo v ordinaciji in na obiskih na domu, bi ta oseba teoretično plačala ločeno, davki na izplačane plače pa bi se nabrali za oba delodajalca.
Pri skupnem plačilnem upravitelju bi lahko tega zaposlenega plačal oddelek za plače tretje osebe, ki zastopa vse oddelke, kar izpolnjuje naslednjo zahtevo za takšne dogovore. Vse zaposlene mora plačati samo ta subjekt, ne pa posamezni oddelki za obračun plač. Plačnik dejansko deluje kot delodajalec, saj zagotavlja nadomestilo za opravljene ure, ustrezno odšteje in vloži davke na izplačane plače. Vsa davčna dokumentacija se predloži naenkrat; veterinarski tehnik ne bi prejemal ločenih plačil in izpiskov za obiske na domu in delo v sami ordinaciji.
Če se upoštevajo predpisi o skupnem plačniku, se lahko podjetja izognejo nekaterim presežnim davčnim obveznostim. Praksa lahko tudi racionalizira plače in obračunavanje, kar lahko podjetju ponudi dodatne prihranke. Za zaposlene lahko zagotovi nekaj prednosti z odpravo zamenjave več plačil in davčnih napovedi, kar lahko močno olajša prijavo točnih osebnih davkov. Revizorji lahko redno pregledujejo evidence in prakse, da potrdijo, da je podjetje še vedno kvalificirano kot skupni upravitelj plačevanja in ga je mogoče obravnavati kot enega.
Ločena podjetja brez razmerja ne morejo uporabiti te nastavitve za obdelavo plačilne liste. Plačila in davčno dokumentacijo za zaposlene bi bilo treba zagotoviti v celoti ločeno. Podobno, če se ohranijo posamezni oddelki za obračun plač, to krši skupno plačilno pogodbo. Podjetja, ki želijo vzpostaviti takšne dogovore, se morda želijo srečati z računovodji in davčnimi odvetniki, da bi razpravljali o načrtu. Dobijo lahko posebne nasvete, kako organizirati sistem, da ostane v skladu z zakonom in poveča učinkovitost.