Nastavitev sestanka preprosto pokliče čim več ljudi, jih označi kot bodoče stranke in jih prosi, da se dogovorijo za sestanek s prodajalcem ali zastopnikom. Profesionalci in poslovneži ne želijo izgubljati časa ali denarja za srečanje z ljudmi, ki nimajo namena kupiti njihovega izdelka ali storitve. Ta podjetja se zanašajo na določilce sestankov, da zagotovijo, da čas ni izgubljen. Nastavitev sestanka se začne s klicem ljudi, katerih imena so prikazana na seznamu potencialnih strank, in ugotavljanjem, ali je sestanek potreben za zagotovitev več informacij, prodajo ali spremljanje. Profesionalne storitve določanja sestankov lahko zagotavljajo eno najcenejših metod, s katerimi lahko podjetja pridobijo potencialne stranke in kvalificirajo potencialne stranke.
Možnosti za hladne klice so lahko ena najzahtevnejših nalog za poslovnega strokovnjaka. Čeprav je lahko težko, je treba te pozive opraviti, da bi nekatera podjetja postala dobičkonosna. Profesionalni določevalci se ponašajo kot strokovnjaki za hladne klice. Stopijo v stik z ljudmi na seznamu, ki lahko vsebuje na stotine ali tisoče imen. Veščine, potrebne za ta položaj, vključujejo vztrajnost, prijaznost in prepričljivost. Določevalec mora biti sposoben tudi učinkovito obravnavati morebitne ugovore. Večina določevalcev sestankov dela do osem ali več ur na dan in pokliče potencialne stranke, jim zastavi nekaj kvalifikacijskih vprašanj in se dogovori za sestanek, na katerega se lahko oglasi nekdo drug.
Dejanski postopek določitve sestanka se začne s seznamom stikov in telefonskih številk. Z uporabo zelo širokih kvalifikacijskih meril se lahko na tem seznamu klicev znajde na stotine tisoč imen. Strokovnjaki za nastavitev sestankov bodo nato začeli klicati osebe s tega seznama, da ugotovijo, ali izpolnjujejo bolj natančne kriterije. Na primer, določevalec sestankov, ki želi organizirati sestanke za zastopnika avtomobilskega zavarovanja, lahko postavlja vprašanja o potrebah bodoče stranke za avtomobilsko zavarovanje, znesku, ki ga plačajo premije, njihovih vozniških navadah in ali želijo prihraniti denar. Ker so morda plačani več za dejansko vzpostavitev sestanka, bodo strokovnjaki za nastavitev sestankov običajno opravili veliko število telefonskih klicev, da bi določili čim več sestankov.
Včasih poslovneži morda nimajo spretnosti za učinkovite hladne klice potencialnim strankam ali pridobivanje potencialnih strank. Najem storitve za naročanje sestankov prodajalcem sprosti več časa za osebna srečanja s kvalificiranimi potencialnimi strankami. Te storitve lahko tudi pomagajo identificirati ciljne trge in idealne stranke ter razviti skripte za hladne klice, ki so namenjeni ljudem na teh seznamih. Številne od teh storitev zagotavljajo podrobne podatke o številu opravljenih klicev in ustvarjenih potencialnih strank. Če primerjamo stroške teh storitev s časom, ki je potreben za pridobivanje potencialnih strank in nastavitev sestankov, lahko profesionalna storitev zagotovi stroškovno učinkovito rešitev za pridobivanje novih strank.