Nastali strošek je vsak strošek, ki ga mora podjetje plačati kot del poslovanja, ne glede na to, ali gre za predmete ali za najem prostora. Namesto poročanja o nastalih stroških na dan plačila, se običajno poročajo na dan, ko podjetje postane odgovorno za plačilo. Eden od pomembnih razlogov za poročanje in spremljanje teh stroškov je zagotoviti, da podjetje spremlja, koliko mora plačati, in tako nobena plačila niso pozabljena. Drug razlog je, ker bodo prihodki uravnoteženi z obveznostmi in če so prihodki nižji ali enaki obveznostim, lahko to povzroči težavo.
Z vodenjem podjetja je povezanih veliko stroškov, vse pa je treba poročati kot nastale stroške. Na primer, če podjetje kupi opremo ali mora plačati račune s kreditnimi karticami, potem oba nastaneta in se poročata na enak način. Tudi če je strošek povezan s sredstvom ali nečim, kar bo uporabljeno za dobiček, kot so zaloge ali zaloge, stroški za te postavke še vedno nastanejo in jih je treba poročati.
Čeprav lahko podjetje poroča o nastalih stroških na dan plačila, se to redko naredi in je lahko v nasprotju z nekaterimi računovodskimi načeli. Namesto tega podjetje običajno zapiše obveznost na dan, ko se pojavi. Na primer, če maloprodajno podjetje prejme zaloge novembra, vendar mu ni treba plačati računa do decembra, je treba stroške poročati novembra, ko prispejo zaloge.
Podjetje ima običajno veliko stvari za plačilo in eden od razlogov za poročanje o nastalih stroških je pomagati podjetju vedeti, katere račune je treba plačati. Poleg računovodskih načel je to še en razlog, zakaj se obveznosti poročajo na dan nastanka. To preprečuje, da bi podjetje pozabilo na stroške, preden pomotoma ne plača.
Po preteku meseca računovodje ali drugo poslovno osebje običajno primerjajo tok prihodkov z nastalimi stroški, da zagotovijo, da podjetje še vedno dobro deluje. Če so stroški manjši od prihodkov, potem ne bi smelo biti težav; če so stroški večji ali enaki prihodku, je lahko podjetje v težavah. Na primer, če ima podjetje mesečni prihodek 10,000 USD (USD), vendar so obveznosti 10,000 USD ali več, to ne pušča dobička in lahko povzroči morebitni stečaj.