Na splošno je naročilnica obrazec, ki zahteva nakup artikla. Ta naročila pogosto uporabljajo večja podjetja in organizacije za upravljanje nakupov in stroškov. Osrednji oddelek za obdelavo, ki se pogosto imenuje nabavni oddelek, običajno oceni naročila in določi, od kod jih dobiti. Ko je to določeno, se naročilnica običajno pretvori v naročilnico za nabavo predmetov, zahtevanih od prodajalca.
Naročila za naročila so pogosto na voljo kot papirni obrazci ali spletni dokumenti. V obeh primerih obrazci zahtevajo enake vrste informacij, kot so ime in oddelek vlagatelja zahteve, vse ustrezne številke računov, številke delov in opisi zahtevanih artiklov ter vsi predlagani prodajalci za pridobivanje izdelkov. Če so na spletu, se lahko obrazci oddajo elektronsko prek posebne programske opreme za zahtevke ali pa jih je treba natisniti in posredovati kot običajne papirnate obrazce.
Običajno se postopek nakupa začne na ravni posameznika ali oddelka. Na primer, če zaposleni potrebuje nov prenosni računalnik, bo morda moral oddati naročilnico za to. V primerih posameznih naročil, kot je ta, mora obrazec pogosto najprej odobriti vodja ali vodja oddelka, preden ga pošlje centraliziranemu nabavnemu oddelku v nadaljnjo oceno.
Ko naročilnica prispe v nabavni oddelek, se pogosto oceni, ali je izdelek resnično potreben in ali je zanj dodeljen denar. Če so ti pogoji izpolnjeni, bo nabavni oddelek na splošno določil, od kod pridobiti izdelek, s seznamom zaupanja vrednih prodajalcev. V primeru dragih nakupov lahko iščejo ponudbe več ponudnikov, da najdejo najbolj konkurenčne pogoje. Prednost ima lahko kateri koli prodajalec, ki je naveden v zahtevku, čeprav imajo nekateri oddelki za nabavo pooblastila, da sprejmejo končno odločitev o nabavi glede na to, kaj je najboljše za organizacijo. Ko so končni podatki odobreni, se običajno izda naročilo za dokončanje transakcije pri izbranem prodajalcu.
Sama naročilnica pogosto nima uradne kupne moči. Običajno je končno naročilo, ki predstavlja pogodbo med podjetjem in prodajalcem. Nekatere organizacije pa lahko naročilnice uporabljajo izmenično z naročilnicami. V teh primerih se lahko naročilnico uporabi neposredno pri prodajalcu kot pogodbo za nakup določenega artikla, pri čemer ni potrebno dodatno naročilo.