Kontrola gotovine je postopek, ki se uporablja za preverjanje popolne narave in natančnega evidentiranja vse prejete gotovine ter vseh izplačil gotovine. Kot široko načelo odgovornega finančnega računovodstva se ta proces odvija v katerem koli okolju, kjer se blago in storitve kupujejo in prodajajo. Kot taka podjetja, neprofitne organizacije in gospodinjstva uporabljajo njegova osnovna načela.
Za popolno razumevanje nadzora nad gotovino je koristno razumeti, kaj pomeni denar, ko gre za finančno računovodstvo. Poleg sklicevanja na valuto in kovance se ta izraz razume tudi kot oblike finančne izmenjave, kot so denarna nakazila, potrdila o kreditnih karticah in čeki. V bistvu izpolnjuje pogoje za vsako vrsto finančne izmenjave, o kateri se je mogoče takoj pogajati za fiksno vrednost.
Nadzor gotovine pomeni kompetentno upravljanje vseh teh vrst finančnih instrumentov z vzdrževanjem natančnega sistema sledenja, ki upošteva tako prejemanje kot izplačilo gotovine. Oblikovanje tega procesa običajno ni težko in obstaja nekaj osnovnih elementov, ki bodo vključeni v proces, ne glede na to, ali se postopek uporablja doma, v pisarni ali poslovnem okolju.
Najprej je treba vse transakcije, povezane z gotovino, takoj dokumentirati in evidentirati. Metoda obračunavanja, pri kateri se zaslužki in odhodki knjižijo ob nastanku in ne takrat, ko so prejeti ali plačani, se ne uporablja. Vsak gotovinski prejem se evidentira ob prejemu, vsako izplačilo pa se vpiše ob sprostitvi plačila. Ta način dokumentacije zahteva le nekaj osnovnih predlog, ki bodo zabeležile potrebne podatke. Za dom se lahko uporablja tekoči račun za spremljanje vse gotovine, položene na skupni račun v dobro doma, register čekovnih knjižic pa lahko služi kot osnovni dokument, ki spremlja vhodne in izhodne transakcije.
Dalje, trdni postopki zahtevajo, da obstaja več, vendar omejenih posameznikov, ki imajo dostop do gotovine, kar ima dva namena. Prvič, ljudje so lahko odgovorni za način upravljanja z gotovino. Drugič, vsaj dve osebi, ki nadzirata proces, pomaga zagotoviti, da se pomembne transakcije lahko izvedejo kadar koli, tudi če en posameznik iz nekega razloga ni na voljo.
Nadzor gotovine zahteva tudi, da se dokumenti, povezani z nalogo, hranijo ločeno od fizične lokacije gotovine. Z drugimi besedami, računovodske knjige, ki se uporablja za evidentiranje gotovinskih transakcij, ne bi smeli hraniti v sefu z valuto, položnicami in čeki. Ta preprost previdnostni ukrep pomaga zagotoviti, da je naloga spreminjanja fizičnih dokazov, povezanih z gotovino v blagajni, težja in zato zmanjša možnosti za krajo.