Kot bistveni element projektnega vodenja načrtovanje projekta vključuje razvoj akcijskih elementov in načrtovanje, ki bosta zagotovila, da se projekt dosledno premika naprej. Ko bo pravilno izveden, bo vključeval tudi ciljne datume za dokončanje vsakega elementa dejanja, kar bo omogočilo urejeno premikanje naprej z drugimi čakajočimi predmeti. Dejanski načrt projekta se v nekaterih poslovnih nastavitvah imenuje seznam stopnjevanja.
Čeprav nekateri menijo, da sta načrtovanje projektov in načrtovanje procesov ista, ni tako. Oba sta ključna elementa pri vodenju projektov, vendar je poudarek vsakega elementa dopolnjujoč in ne enak. Načrtovanje procesa se bolj osredotoča na izbor virov, potrebnih za projekt, pa tudi na zagotavljanje splošnega okvira za doseganje želenega cilja. Nasprotno pa se bo načrtovanje projekta osredotočilo na identifikacijo in razporeditev posameznih nalog, potrebnih za dokončanje vsakega koraka v projektu z uporabo virov, opredeljenih v načrtovanju procesa.
Da bi načrtovanje potekalo, vodja projekta običajno vodi ekipo, ki je odgovorna za izvajanje vsakega ukrepa ali koraka, potrebnega za dokončanje projekta. Vodja pomaga pri usklajevanju delovanja vsakega člana ekipe, merjenju napredka in sprejemanju odločitev glede sprememb projektnega načrta, kadar in po potrebi. Na splošno bo vodja projekta podprl ekipo na kakršen koli način, ki je potreben, da bo projekt napredoval pravočasno in stroškovno učinkovito. Vodja projekta je pogosto tudi neposredno odgovoren lastnikom podjetij in drugim, ki so odgovorni za celotno funkcijo podjetja.
Kot vsaka vrsta poslovnega načrtovanja je tudi pri načrtovanju projektov pridobivanje največje koristi ob najpametnejši uporabi razpoložljivih virov. V ta namen je eden od ciljev te vrste načrtovanja vzpostaviti realistične podatke glede tega, koliko je potrebno vsakega vira in koliko časa bo vir potreben. Na primer, načrt projekta lahko zahteva uporabo tovornjakov za prevoz materiala na gradbišče. Načrt bo načrtoval dobave glede na to, kdaj bodo materiali potrebni, kar podjetju omogoča, da te tovornjake uporabi za druge namene, kadar niso potrebni za dokončanje obravnavanega projekta.
Danes je načrtovanje projektov pogosto izboljšano z uporabo programske opreme za razvoj splošnega načrta in obveščanje vseh članov ekipe o napredku pri trenutnem nizu ukrepov. Programska oprema za načrtovanje projekta olajša razporeditev akcijskih elementov v najbolj logično zaporedje, določi razumne datume zaključka za vsak element načrta in spremlja vse dejavnike, ki vplivajo na napredek projekta. Programska oprema za načrtovanje je lahko lastniški programski paket, razvit posebej za uporabo enega podjetja, ali pa komercialni izdelek, ki je primeren za načrtovanje projektov v številnih različnih poslovnih okoljih.
SmartAsset.