Načrtovanje nabave je postopek, ki ga podjetja ali ustanove uporabljajo za načrtovanje nabavne dejavnosti za določeno časovno obdobje. To se običajno zaključi med postopkom oblikovanja proračuna. Vsako leto morajo oddelki zahtevati proračun za osebje, stroške in nakupe. To je prvi korak v procesu načrtovanja javnih naročil.
Nato se pregledajo proračuni za vse oddelke in v organizaciji, ki je predana načrtovanju javnih naročil, računovodje porabijo čas za iskanje skupnih nabavnih zahtev. Na podlagi predloženih proračunov lahko usmerijo oddelke k sodelovanju s centralno nabavo, da združijo svojo načrtovano porabo za določene vrste blaga. Ta proces najbolje deluje v organizaciji, ki je predana zmanjševanju stroškov. Težave v zvezi z datumi dobave, skladnostjo s pogodbo in težavami s storitvami za stranke je treba rešiti interno, preden sklenemo pogodbo.
Primarni koncept nabave je, da bo napredno načrtovanje, načrtovanje in skupinski nakup prineslo prihranke stroškov, učinkovitejše poslovanje in s tem večjo dobičkonosnost. Obstajajo štirje koraki, ki tvorijo osnovo za načrtovanje javnih naročil: skupinski nakup, pravočasna dostava, dogovorjene cene v razsutem stanju in zmanjšani upravni stroški.
Skupinski nakup je postopek združevanja skupnih potreb po virih za različne oddelke in ustvarjanja enega naročila. Oddelki se lahko fizično nahajajo v različnih zgradbah, pri čemer so roki dobave, količine in pogoji navedeni v naročilnici. Ta praksa je vse pogostejša v državnih podjetjih in podjetjih javnega sektorja, kjer je mogoče isti artikel kupiti za vrsto različnih institucij.
Dostava ob pravem času je osrednja komponenta načrtovanja javnih naročil. Po tem modelu stroške skladiščenja krije dobavitelj. Odgovorni so za zagotovitev, da so kupljene količine materiala pripravljene in na voljo za dostavo ob določenih datumih in urah. Ta vrsta zahteve za dostavo je običajno kombinirana s skupinskim nakupom, kar zmanjšuje stroške skladiščenja.
Pri načrtovanju javnih naročil sta zelo pomembna množična cena in pogajanja. Organizacije, ki združujejo skupno količino, potrebno za določeno časovno obdobje, lahko dobijo nižje cene glede na določeno raven naročanja. Pogajanja običajno zaključi direktor nabave ali višji agent za nabavo.
Upravni stroški so stroški organizacije za celoten plačilni cikel naročila. To vključuje plače in stroške podpore za osebje za nabavo, obdelavo računov, izdelavo čekov in reševanje poizvedb pri prodajalcih. Organiziran, voden proces odpravlja pomemben del teh stroškov, saj nastanejo le enkrat za vsako blago.
SmartAsset.