Odgovorni načrt je mehanizem za povračilo stroškov zaposlenim, ki imajo stroške, povezane z delom. Če se načrt pravilno upravlja, se z njim ravna na poseben način za davke. Za delodajalce in zaposlene obstajajo izrazite prednosti vzpostavitve povračil v okviru odgovornega načrta. Vendar se je treba zavedati, da so izdatki, ki se zahtevajo po načrtu, predmet nadzora, saj so davčni organi previdni glede poslovnih stroškov, ki se uporabljajo za davčne olajšave.
Po načrtu odgovornosti, ko zaposleni porabijo denar za zaloge in dejavnosti, povezane z delom, delodajalec pa jih nadomesti, se denar ne šteje za del dohodka zaposlenega in delavec od tega ne plača davkov. Delodajalec stroške obravnava kot davčno olajšavo. Za obe strani je ta dogovor lahko zelo koristen. Brez odgovornega načrta bi moral delodajalec povračila stroškov obravnavati kot plače za davčne namene, zaposleni pa bi moral od njih plačati davke.
Da je nekaj odgovoren načrt, morajo biti prisotne tri značilnosti. Prvi je, da je treba zaposlenim povrniti dopustne stroške. Plačilo hotelske sobe med konferenco bi bilo primer zakonitih poslovnih stroškov. Nakup vstopnic za predstavo med konferenco pa se ne bi štel v načrt odgovornosti, razen če je bila udeležba na predstavi potrebna zaradi službenega razloga.
Obstajati mora tudi metoda za beleženje in poročanje o stroških v okviru obračunskega načrta. To vključuje predložitev potrdil in skrbno dokumentiranih izpiskov o stroških, beleženje prevoženih kilometrov, izdelavo izpiskov o kreditnih karticah, da se pokaže, katera kreditna kartica je bila uporabljena za plačilo stroškov, itd. Nazadnje, če so delodajalcem zagotovljena presežna povračila, kot je na primer, če je zaposlenemu predčasno dano gotovino za potovanje, je treba dodatni denar pravočasno vrniti. Dokumentacija, ki jo hrani zaposleni, mora dokazovati, da so sredstva ostala.
V bistvu načrt stroškov iz žepa sledi enakim pravilom, ki jih morajo ljudje upoštevati pri odbitkih za stroške, ki jih imajo osebno. Stroški morajo biti legitimni in dokumentirani, z jasnimi informacijami, ki kažejo, kje, kdaj, kako in zakaj je bil denar porabljen. Davčni organi se lahko odločijo za revizijo teh informacij in se lahko odločijo, da nekateri zahtevani stroški niso legitimni in ne bi smeli biti razvrščeni v načrtu odgovornosti. Ljudje se lahko izognejo težavam z dokumentacijo in zmanjšajo tveganje revizij tako, da se posvetujejo z računovodjo, da izvejo več o dovoljenih stroških.