Programski telefon je računalniška aplikacija, ki uporabnikom omogoča telefonske klice neposredno iz svojega računalnika. Najpogosteje se uporablja v povezavi z Voice over Internet Protocol (VoIP), obliko računalniške telefonije. Telefon je del kategorije tehnologije, znane kot integracija računalniške telefonije (CTI). S to tehnologijo lahko kličete iz osebnega računalnika na telefonsko linijo, s telefona na osebni računalnik ali med omogočenimi računalniki.
Programska oprema za mehki telefon običajno posnema videz prave slušalke in je lahko v obliki samostojnega programa z lastnim oknom ali vdelanega programa v spletni aplikaciji ali drugem računalniškem programu. Ukaze je mogoče vnašati prek tipkovnice ali zaslonskega vmesnika. Pogovori potekajo na slušalkah z vgrajenim mikrofonom, z mikrofonom in zvočniki računalnika ali na telefonu USB – slušalki, ki se priključi na vrata USB računalnika. Zvočna kartica računalnika se uporablja za vhod in izhod zvoka.
Tipičen mehki telefon ima vse funkcionalnosti in lastnosti običajnega telefona, vključno s hitrim izbiranjem, telekonferencami, posredovanjem klicev in čakajočim klicem. Številna podjetja imajo na voljo programe za prenos, vendar sama programska oprema uporabnikom ne omogoča klicanja. Programski telefon je treba uporabljati z VoIP ali obstoječim lokalnim omrežjem (LAN). Izbirate lahko med številnimi ponudniki storitev internetne telefonije. Prava vrsta je odvisna od uporabnikovih potreb – na primer, ali bo telefon uporabljen za poslovne ali osebne klice.
Mehki telefon je najbolj priljubljen v poslovnih aplikacijah. Primeren je za uporabnike, ki želijo imeti možnost, da svoj pisarniški telefon skupaj z vsemi njegovimi funkcijami in imeniki nosijo na prenosnem računalniku, kot so tisti, ki pogosto uporabljajo računalnik in telefon hkrati in bodo morda morali potovati. Primeri vključujejo zaposlene v klicnem centru, ki sprejema klice za prodajo ali tehnično podporo. Za te uporabnike je mogoče nastaviti informacije o strankah, da se samodejno prikažejo v oknu programske opreme, ko telefon zazvoni.
Za podjetja, ki uporabljajo klicanje s predvidevanjem za opravljanje velikih sklopov klicev, se lahko v njihov obstoječi sistem integrira program mehkega telefona. Številni programi lahko ustvarijo poročila in grafe, ki prikazujejo informacije o klicni kampanji, kot so statistični podatki za dohodne in odhodne klice. Ta tehnologija omogoča tudi več zaposlenim, da delajo od doma, kar podjetjem ponuja potencialne ekonomske prihranke.