Mehka kopija je elektronska kopija dokumenta. V nasprotju je s tiskano kopijo, dokumentom, natisnjenim na papir ali drug medij. Mehke kopije je enostavno prenašati, distribuirati, deliti in manipulirati – vse možne pomanjkljivosti ali prednosti, odvisno od zadevnega dokumenta. Uporabljajo se lahko tudi za ustvarjanje tiskanih kopij s tiskanjem kopije dokumenta. Številne brezpapirne pisarne ali pisarne z malo odpadkov se močno zanašajo na mehke kopije za komuniciranje in izmenjavo informacij.
Mehke kopije je običajno mogoče odpreti v različnih programih za obdelavo besedil. Za dodatno varnost lahko dokument shranite v obliki, ki je samo za branje. To bo ljudem omogočilo ogled, ne pa tudi spreminjanja mehke kopije. V primerih, ko so ljudje zaskrbljeni, da bi podatki spreminjali ali manipulirali s strani ljudi, ki imajo dostop do datoteke, je to lahko koristno. Nekateri programi vzdržujejo tudi dnevnike sprememb, ki ljudem omogočajo sledenje spremembam v dokumentu in jih po želji povrnejo, da obnovijo dokument na prejšnjo točko.
Ljudje z mehkimi kopijami jih lahko pošljejo po e-pošti, jih prenesejo po omrežju ali jih dajo na disk ali prenosni trdi disk za skupno rabo. Ta vrsta tehnik za distribucijo je lahko uporabna in lahko pisarnam omogoči odpravo stroškov, kot so faksi in kurirji. Mehke kopije na splošno nimajo povsem enakega pravnega statusa kot tiskane kopije zaradi možnosti za spremembe, vendar jih je mogoče uporabiti za večino dejavnosti v pisarni, vključno s stvarmi, kot je pošiljanje mehkih kopij osnutkov pogodbe naprej in nazaj za urejanje in odobritev , pri čemer ljudje pred podpisom natančno pregledajo tiskano kopijo, da se prepričajo, ali vsebuje želene spremembe.
Mehke kopije se lahko uporabljajo tudi za stvari, kot so predstavitve, pri čemer ljudje dokument razdeljujejo v elektronski obliki, tako da imajo vsi kopijo, ali pa ga prikažejo na zaslonu na predstavitvi ali dogodku. Možnost urejanja do zadnje minute je lahko koristna za ljudi, ki želijo čas za izpopolnitev svojih predstavitev in ki bodo morda morali v zadnjem trenutku narediti spremembe, da bi se prilagodili spreminjajočim se informacijam in drugim težavam. Učitelji pogosto shranijo gradivo v razredu v mehki obliki, tako da ga lahko zlahka spremenijo in ponovno uporabijo za pouk.
Za pisarne, kjer je prostor pomemben dejavnik, lahko uporaba v celoti ali večinoma elektronike prinese pomembne prednosti. Ljudje lahko pregledajo materiale v mehki kopiji in se izognejo ustvarjanju velikih količin papirja, ki jih je treba shraniti. Če je varnost zaskrbljujoča, se lahko vzpostavijo elektronski varnostni ukrepi, ki zagotavljajo čim večjo zaščito elektronskih kopij. To lahko vključuje orodja, kot so varnostne kopije na daljavo za shranjevanje kopij v primeru požarov, virusov in drugih težav.