Ena od bančnih storitev, ki bi se lahko zdela koristna podjetjem vseh velikosti, je storitev zaklepanja. V bistvu je predal preprosto poštni nabiralnik, ki ga vaša banka vzpostavi za vaše podjetje in ki ga bo banka nadzorovala. Izdano vam je pooblastilo na naslov, ki bo vašim strankam omogočilo pošiljanje plačil za vse račune, ki jih je izdala vaša organizacija, neposredno v predal. Po drugi strani bo vaša banka odprla vso korespondenco, naložila čeke na vaše račune in vam zagotovila elektronski dostop, ki vam omogoča ogled dnevne aktivnosti. Skratka, vaša banka postane sredstvo, s katerim izterjate terjatve in jih položite na svoj poslovni, plačilni ali drug namenski poslovni račun.
Zavarovanje omarice za ključavnico za vaše podjetje ima več prednosti. Ena najpomembnejših je varnost. Na splošno so predalniki zaščiteni nad običajnimi varnostnimi ukrepi, povezanimi s poštnim predalom. Ko plačilo doseže vaš predal, je verjetnost, da bo padlo v napačne roke, skoraj nična. Tako lahko vi in vaša baza strank zagotovite občutek udobja.
Drugič, postopek zaklepanja vam lahko precej olajša knjiženje plačil v vaš računovodski sistem. Številne banke lahko zagotovijo podrobnosti o deponiranih plačilih, ki vključujejo slike čekov in vse druge dokumente, ki so priloženi čeku. Pogosto lahko dnevno serijo računov prenesete kot PDF in uporabite za ročni vnos v vaš sistem. Ta metoda reši vašo računovodsko ekipo pred odpiranjem pošte in razvrščanjem ček pred vnosom podatkov. Prav tako odpravlja potrebo po pripravi bančnega depozita.
Vendar pa boste morda lahko prihranili še več časa, odvisno od vrste računovodske programske opreme, ki jo uporabljate. Številne banke lahko zagotovijo ločeno poročilo, ki ga je mogoče uvoziti neposredno v nekatere računovodske programske sisteme. Če imate dovolj sreče, da imate združljivo programsko opremo, lahko knjiženje plačil traja nekaj trenutkov, tudi če seznam plačil sega na stotine.
Tretja prednost sistema lockbox je, da imate varnostno kopijo zgodovine svojih terjatev. Če se z vašim računovodskim sistemom programske opreme zgodi kaj pomembnega in izgubite del ali vse podatke, vam lahko poročila o zgodovini o dejavnosti zaklepanja pomagajo začeti postopek obnove. To pomeni, da lahko svoje račune strank hitro posodobite in začnete obnavljati poročanje o prihodkih in odhodkih iz meseca v mesec.
Medtem ko zaklepna škatla ne opravlja nobene funkcije, ki je vaša računovodska ekipa ne bi mogla opraviti za vas, so prednosti prihranka časa, varnostnega vira informacij in izboljšane varnosti sistem zaklepanja zelo privlačna možnost. Še danes preverite pri svoji banki in si oglejte, kaj lahko ponudijo na način zaklepanega programa.