Kreditno kartico podjetja je mogoče opredeliti na več načinov. Lahko je kartica, ki je na voljo za uporabo vsem članom podjetja, še posebej majhnim podjetjem. Te kartice se lahko uporabljajo kot glavno sredstvo za vsakodnevni nakup stvari. Druga možnost je, da lahko podjetje izda kreditno kartico nekaj zaposlenim, zlasti tistim, ki morajo poslovno potovati in morajo na poti plačati stroške, ki jih krije podjetje.
Podjetje je odgovorno za plačevanje računov za obe vrsti kreditnih kartic podjetja, pod pogojem, da je njihova uporaba izključno za odobrene poslovne stroške. To lahko povzroči nekaj težav in ljudje morajo biti pozorni na skrbno vodenje računov in evidenc, ko uporabljajo kartice. Zaposleni je lahko odgovoren za stroške, ki v resnici niso poslovni stroški, in nakup stvari na kartici, ki v resnici niso povezane s poslovanjem, je lahko v nekaterih primerih razlog za odpoved zaposlitve.
Res je, da bodo nekateri zaposleni zlorabljali kreditno kartico podjetja, a z napredkom v podrobnih izjavah bo to verjetno hitro odkrito. Včasih pride do nenamerne zlorabe. Ko so ljudje navajeni plačevati stvari s karticami, je zelo enostavno plačati stvari z napačno kartico. Če zaposleni opazi nenameren nakup s kreditno kartico podjetja, mora nemudoma obvestiti delodajalce in biti pripravljen podjetju takoj plačati odškodnino.
Bolj zapleteno vprašanje se pojavi, ko zaposleni kupujejo stvari, ki so zakoniti poslovni stroški, hkrati pa kupujejo stvari za osebno uporabo. Ponovno je podrobno hranjenje potrdil ključno za zagotovitev, da podjetje ne kupuje stvari, ki niso povezane z njegovim poslom. Eden od načinov, da se temu izognete, je, da pri nakupu, ki vključuje poslovne in osebne stroške, zahtevate ločene transakcije, nato pa uporabite kreditno kartico podjetja in osebno kartico za plačilo teh transakcij.
Včasih se ljudje, ki imajo kreditno kartico podjetja, izdano na njihovo ime, sprašujejo, ali bi morda lahko izkoristili ugodnosti, ki jih ponuja kartica, kot so milje za pogoste lete. Odločitev, da se zaposlenemu dovoli uporabo ugodnosti ali darilnih točk, mora prevzeti delodajalec. Če je to nejasno, se morajo zaposleni pred uporabo vseh ugodnosti preveriti pri svojem delodajalcu. Podjetje jih bo morda želelo zbrati za obdarovanje zaposlenih ali prihranek denarja pri letalskih potovanjih.
Eden od načinov, kako se izogniti uporabi kreditne kartice podjetja, je ustvariti način povračila za poslovne stroške zaposlenih. To vključuje tudi zaposlene, ki predajo račune, vendar podjetjem daje manj možnosti za preiskavo stroškov. Mnogi menijo, da kreditna kartica podjetja ponuja večjo udobje kot metoda prejema/povračila. Druga prednost kreditnih kartic pred metodo prejema/povračila je, da zaposleni z malo razpoložljivega osebnega denarja ali kredita ne bodo postavljeni v neprijetno situacijo, ko ne bodo mogli pokriti zakonitih poslovnih stroškov.
SmartAsset.