Konzularni račun podrobno opisuje vsebino pošiljke in potrjuje, da ne vsebuje nobenih nezakonitih ali vprašljivih predmetov. Pripravi ga konzularni uradnik, ki dela v konzulatu države uvoznice v državi izvora. Dokument je napisan v jeziku, ki ga uporablja država uvoznica, da se zagotovi, da ga carinski uradniki lahko preberejo in razumejo, ter vključuje pečat, ki potrjuje, da je uraden. Takšni dokumenti so morda potrebni za nekatere uvoze, v drugih primerih pa jih je mogoče priporočiti.
Podjetja, ki pripravljajo mednarodne pošiljke, potrebujejo številne dokumente. Če je potreben konzularni račun, se običajno morajo dogovoriti za sestanek z uradnikom, ki bo pregledal vsebino pošiljke in pripravil dokument. Država uvoznica lahko zahteva uporabo posebnega obrazca, ki ga lahko zagotovi njen nacionalni konzulat. Zabeležijo se tudi morebitne pristojbine, plačane za pripravo konzularnega računa, da se odpravijo zmede ali spori.
Cariniki uporabljajo ta dokument za določitev ustreznih tarif, dajatev in drugih pristojbin v zvezi s pošiljko. Pomembno je, da se prepričate, da je pravilen, in da potrdite, da je obrazec v celoti izpolnjen. Težave s konzularnim računom lahko povzročijo zamude na doku ali v skladišču, v tem primeru pa se pošiljka lahko zadrži, dokler jih ni mogoče rešiti. Pri pokvarljivih ali kritičnih predmetih bi to lahko povzročilo velike težave uvozniku.
Pri pripravi na mednarodno pošiljanje se lahko podjetje posvetuje s podjetjem ali odvetnikom tretje osebe, ki je specializirano za to storitev, če takšnih pošiljk ne obravnava redno. Vsaka država ima svoje uvozne zahteve in če jih izvoznik ne izpolni, je lahko odgovoren za stroške, ki jih ima naročnik. Če na primer ne prejmete konzularnega računa, bi lahko izvoznik plačal globo. Podobno, če je obrazec nepopoln in je treba dokumentacijo ponovno obdelati, lahko stranka izvoznika finančno odgovarja za morebitne izgube.
Ko je dokument ustvarjen, se izdela več kopij konzularnega računa. Ena mora biti priložena pošiljki, skupaj z vso ostalo dokumentacijo. Izvozniki običajno hranijo tudi vsaj eno kopijo za svoje datoteke, kot osebno referenco za uporabo v zvezi z obračunavanjem in drugimi dejavnostmi. Uvozniku lahko pošljejo dodatno kopijo skupaj z drugimi informacijami v zvezi s pošiljko. Pošiljki lahko priložite tudi kopije za hrambo na carini in na drugih postajališčih na poti.