Kontrolni račun je povzetek računa v finančni glavni knjigi, ki zbira podrobnosti računa v pomožni knjigi – glavne knjige spremljajo vse finančne transakcije znotraj podjetja. Podatki, ki se vodijo v pomožni knjigi, so detajli, ki podpirajo informacije v glavni knjigi. Pomožne knjige se uporabljajo za sledenje različnim postavkam, ki se kopičijo v glavni knjigi, vključno s terjatvami, obveznostmi, zalogami in prihodki. Poleg zneskov transakcij bodo pomožne knjige pogosto vsebovale imena, lokacije, opise in datume. Vsaka od postavk pomožne knjige ima običajno kontrolni račun v glavni knjigi.
Računovodske službe uporabljajo poskusne bilance, generirane iz glavne knjige, pri zbiranju mesečnih, četrtletnih in letnih finančnih podatkov. Na splošno računovodske službe redko zahtevajo vrsto podrobnosti, ki se spremlja v pomožni knjigi. Na primer, oddelek za terjatve bo moral imeti možnost dostopa do informacij o stranki, kot je telefonska številka, da bi lahko stopila v stik s stranko glede neplačanih zneskov. Vendar pa bi računovodstvo v večini situacij raje videlo vsote neporavnanih terjatev in ne podatkov o strankah, povezanih s posebnimi transakcijami. Kadar koli oddelek za terjatve posodobi zapadli znesek v evidenci strank, se kontrolni račun v glavni knjigi posodobi s spremembo, kar omogoča takojšen dostop do skupnih terjatev.
Kontrolni račun se posodobi, ko pomožne knjige sistematično prenašajo informacije v glavno knjigo. Čas posodobitev kontrolnih računov je odvisen od različnih dejavnikov, vključno s kompleksnostjo vključenih sistemov, velikostjo korporacije in celo načrtovanjem zaključnih računovodskih dejavnosti ob koncu meseca. V večjih korporacijah bo sistem glavne knjige običajno lasten neodvisen sistem programske opreme, ločen od hčerinskih knjig, ki sledijo transakcijam za postavke, kot so terjatve ali zaloge. Kontrolni računi v situacijah, kot je ta, morda niso posodobljeni ves mesec, ker načrtovanje prenosa informacij med pomožno knjigo in glavno knjigo ni v realnem času. Manjša podjetja morda nimajo enake težave, ker bi bile glavne knjige in pomožne knjige lahko vključene v en programski paket.
Ena od prednosti kontrolnih računov je možnost povečanja ločevanja dolžnosti, kar je koristno pri omejevanju napak in goljufij. Pogosto so posamezniki, ki morajo slediti podatkom v pomožnih knjigah, ločeni od tistih, ki zbirajo finančne podatke. Ko bodo računovodski izkazi izdelani, bodo izvedene uskladitve med kontrolnimi računi in pomožnimi knjigami, da se zagotovi pravilno stanje za določeno postavko. Navsezadnje kontrolni računi omogočajo lažje in hitrejše zbiranje finančnih podatkov za računovodske službe.