Knjigovodsko stanje, znano tudi kot bruto stanje, je sestavljeno iz zneska sredstev, ki so naložena na računu, preden se izvede kakršna koli prilagoditev tega stanja. Izraz se uporablja tudi za stanje, ki je prisotno na računu na zadnji dan tekočega bančnega obdobja ali konec poslovnega meseca. S tega vidika je knjigovodsko stanje mogoče obravnavati kot izhodišče za uskladitev evidenc na računu, ki jih vodi banka, in evidenc, ki jih vodi imetnik računa.
Ker je knjigovodsko stanje bruto stanje sredstev na računu, preden se počistijo čeki ali nakažejo depoziti, lahko številka natančno odraža, koliko denarja mora imetnik računa sodelovati. Da bi dosegli to številko, je treba od tega stanja odšteti vse neporavnane čeke ali druge obremenitve. Ta številka, ki se včasih imenuje neto stanje, predstavlja tisto, kar ostane po čiščenju čakajočih bremenitev. Z omogočanjem teh čakajočih bremenitev imetnik računa zmanjša tveganje prekoračitve računa, kazni in morebitnega vrnitve čeka.
Ko gre za čakajoče vloge, običajno ni dobra ideja dodati ta znesek k knjigovodskemu stanju, da bi ugotovili, koliko stanja na računu je mogoče dvigniti ali kako drugače uporabiti. To je zaradi tega, kar je znano kot gibanje sredstev na depozitu. Številne banke imajo politiko, da depozita ne naložijo na račun, dokler sredstva ne odidejo pri banki izdajateljici. Odvisno od narave depozita lahko to plavajoče obdobje traja do tri delovne dni. Če imetnik računa v vmesnem obdobju napiše ček, ki presega trenutno neto stanje, bi to lahko sprožilo verižno reakcijo vrnjenih čekov ali drugih nedovoljenih bremenitev, saj depozit še čaka in dejansko ni knjižen na račun.
Poznavanje knjižnega stanja na določen datum je pomembno iz več razlogov. Prvič, omogoča uskladitev evidence banke z evidenco imetnika računa. Za podjetja, ki morajo plačati davke na neplačana stanja na svojih denarnih računih, vedo, koliko gotovine je dejansko na voljo na določen dan, je veliko lažje izračunati te davke. V vsakem primeru služi knjigovodsko stanje na določen datum kot izhodišče za ugotavljanje, kje so se od takrat pojavila odstopanja, in omogoča odpravo teh računovodskih težav.