Knjiga strank je poseben del glavne knjige podjetja, ki je v celoti namenjen transakcijam podjetja s svojimi strankami. Ker bi bilo zlaganje vseh različnih poslovnih transakcij na eno knjigovodsko lokacijo neskončno zmedeno, podjetja uporabljajo ločene knjige, namenjene različnim vidikom njihovega poslovanja. Ena od teh hčerinskih knjig je knjiga strank, ki podrobno opisuje vse terjatve, ki jih je podjetje zbralo. To je še posebej potrebno, kadar imajo podjetja s svojimi strankami sklenjene kreditne dogovore, saj takšni dogovori pogosto vodijo do večkratnih plačil za en kupljen izdelek.
Knjigovodstvo je nujna naloga vsakega podjetja, ki želi uspešno poslovati. Če podjetje ne more spremljati vsega denarja, ki prihaja in odhaja, lahko to privede do izgube denarja in ga ne povrne. Poleg tega je treba spremljati vse transakcije, ki jih podjetje opravi, ko pride čas za plačilo davkov. Ker lahko glavna knjiga postane prenapolnjena in zmedena, če so vse različne transakcije vključene naključno, so potrebne knjige, namenjene določenim poslovnim vejam. Knjiga strank je ena od teh posebnih knjig.
Potrebno je, da se nekatere stvari vključijo v knjigo strank. Najprej je treba vključiti vsa imena in pomembne informacije o strankah določenega podjetja. Vsaka stranka naj zasede svojo stran, na kateri so podrobno opisane vse različne transakcije, ki se zgodijo med podjetjem in to stranko. Transakcije vključujejo vse opravljene nakupe, vsa vračila strank in plačila zadevnemu podjetju.
V mnogih primerih bodo podjetja morda želeli ohraniti še več podrobnosti v svojih knjigah strank. S tem lahko preprečite kakršno koli zmedo v knjigovodskem postopku. Na primer, če se predmeti pošiljajo, je treba vključiti naročilo za pošiljanje in morebitne identifikacijske številke za pošiljanje. Serijske številke predmetov, ki se kupujejo, morajo imeti tudi določeno mesto v knjigi. Kopije dejanskih računov, ki so bili poslani strankam, so koristne tudi za pregled, če pride do kakršnih koli neskladij.
Ko so podjetja v preteklosti sestavljala knjigo strank, je bila ta pogosto ročno v delu glavne knjige ali v ločeni knjigi, ki je skupaj s knjigami, namenjenimi obveznostim, inventarjem in drugim poslovnim vidikom, vsebovala celotno knjigovodstvo. Sodobna tehnologija je zelo olajšala vodenje knjige, saj se zdaj pogosto ukvarja z računalniško programsko opremo. To zahteva, da knjigovodje preprosto vnesejo podatke, ki se nanašajo na stranke in njihove nakupe. Programska oprema nato naredi vse potrebne izračune in razporedi vse različne podrobnosti v koherentno celoto.