Večina podjetij se mora ukvarjati z denarnim tokom, za spremljanje obračunavanja in tokov prihodkov pa se lahko uporabljajo računi. Račun je račun, ki podrobno opisuje opravljene storitve ali kupljene izdelke in njihove skupne stroške. Ti lahko prihajajo od zunanjih prodajalcev za podjetje ali pa jih podjetje izda drugim podjetjem ali strankam. Knjiga računov je način, kako vse te račune organizirati in shraniti. Obstaja veliko razlogov, zakaj lahko podjetje hrani račune, tudi za davčne namene, analizo denarnih tokov in vodenje evidenc.
Vodenje knjige računov ima številne prednosti. V ZDA in nekaterih drugih regijah lahko nekatera podjetja pri prijavi davkov odbijejo veliko svojih nakupov skozi vse leto. Ko bo to storjeno, obstaja možnost, da bodo morala podjetja dokazati, da so bili ti nakupi opravljeni in da je bil določen znesek plačan. Še en dober čas za organizacijo evidenc računov v knjigi računov je analiza denarnega toka. Večina podjetij bo enkrat na četrtletje pregledala denarni tok, računi pa lahko pokažejo, od kod gre in od kod prihaja denar.
Splošno vodenje evidenc je najpogostejši razlog za vodenje knjige računov. Včasih bo morda treba prodajalcu pokazati, kaj je bilo plačano, ali pokazati stranki, kaj ni bilo plačano. Te knjige so lahko organizirane na kakršen koli način, ki ustreza potrebam podjetja. Ko se pojavi potreba, lahko računi na primernem mestu pomagajo preprečiti zmedo ali spore.
Številna podjetja uporabljajo programsko opremo za elektronske račune. To lahko deluje na več načinov in spet omogoča podjetju, da organizira in vsebuje račune na način, ki jim ustreza. Elektronsko vodenje evidenc lahko prihrani čas in prostor, običajno pa je na voljo veliko vrst programske opreme v številnih cenovnih razredih.
Spet druga podjetja uporabljajo tako papirne kot elektronske račune. Knjiga računov lahko vsebuje papir, imenovan tudi fizični računi. V elektronskih knjigah so lahko skenirane kopije teh računov ali pa so podatki iz njih preprosto vneseni in organizirani za hitro raziskovanje. Oboje imata prednosti, vendar se podjetje odloči za shranjevanje svojih računov v celoti v skladu z njegovimi potrebami.
Nekatera podjetja lahko dnevno uporabljajo veliko računov. Velikokrat so ti računi manjši, v knjigo računov pa jih je mogoče zbrati še več. Na splošno je priporočljivo, da podjetje shranjuje račune za tri do sedem let. To lahko ustvari več skladov knjig, ki se lahko hranijo v popolnoma ločeni sobi za evidence ali zgradbi.
SmartAsset.