Knjiga stroškov je dokument, ki ga uporabljajo knjigovodje in računovodje za podrobno opisovanje stroškov, ki jih ima subjekt ali posameznik. Običajno knjiga stroškov opisuje transakcije, ki se zgodijo v določenem časovnem obdobju, kot so teden, mesec, četrtletje ali leto. V mnogih državah morajo podjetja po zakonu voditi knjige stroškov, da lahko vlada prepreči in odkrije nezakonite dejavnosti, kot so pranje denarja ali poneverbe podjetij.
Ti so lahko v obliki knjige, enega samega lista papirja ali spletnega dokumenta ali programske aplikacije. Knjiga stroškov je običajno postavljena v preglednico z vrsto glav, navedenih na vrhu dokumenta, ki razčlenijo finančno transakcijo na več razdelkov. Običajno različni odseki glavne knjige beležijo informacije, kot so vrsta plačila, ime prejemnika plačila in datum transakcije. Knjiga običajno vključuje tudi mesto za beleženje številk računov skupaj s številkami čekovnih številk referenčnih kod za elektronska plačila.
Knjiga mora vključevati vsote tekočih stroškov, ki se običajno prikaže v vsaki vrstici poleg vsakega evidentiranega odhodka. Knjigovodja običajno primerja posodobljeno vsoto stroškov s stroški, navedenimi na bančnih izpiskih, da zagotovi, da so transakcije natančno zabeležene. V nekaterih primerih se transakcija lahko pojavi v knjigi veliko prej, preden se prikaže na bančnem izpisku, saj lahko traja več dni, da se čeki in druge vrste transakcij obdelajo. Knjigovodja je običajno odgovoren za pregled neplačanih transakcij, dokler vse postavke niso obračunane v banki.
V nekaterih državah lahko lastniki podjetij in posamezniki zahtevajo določene vrste stroškov kot davčne olajšave. Na splošno davčni organi zahtevajo nekakšen dokaz, ki podpira te trditve. Zato se davčnim organom včasih predložijo kopije knjige stroškov skupaj s spremljajočo dokumentacijo, kot so potrdila in računi. V nekaterih državah lahko davčni uradniki revidirajo davkoplačevalce za pretekla davčna leta. Posledično v mnogih državah veljajo zakoni, ki od ljudi zahtevajo, da hranijo finančne dokumente, kot so poslovne knjige, več let.
Občasno se lahko podjetja in posamezniki vpletejo v spore glede neporavnanih plačil. Izgubljeni ček ali napačno usmerjeno elektronsko plačilo lahko povzroči, da ponudnik storitev ne prejme plačila. Lastniki podjetij in posamezniki, ki vodijo knjigo stroškov, lahko takšne težave zlahka rešijo tako, da zagotovljeni storitvi zagotovijo informacije, kot sta znesek plačila in datum, ko je bilo plačilo izvedeno. Knjigovodje lahko naletijo na pravne težave z davčnimi organi in drugimi prodajalci, ko so plačila izgubljena ali napačno usmerjena in se knjige stroškov ne vodijo.