Knjiga prvotnih vnosov predstavlja fizično lokacijo, kjer računovodje vnašajo finančne transakcije. Te knjige vključujejo registre, dnevnike in glavne knjige, čeprav so lahko drugi predmeti knjiga prvotnega vpisa. Računovodje uporabljajo te knjige za ločevanje poslovnih transakcij po vrstah. Vsaka knjiga računovodjem omogoča natančne evidence za številne vrste transakcij in ustvarjanje posebnih poročil na podlagi teh informacij. Poznavanje, katero knjigo uporabiti, in razumevanje njenega pomena sta bistvena pri beleženju in poročanju o finančnih informacijah podjetja.
Register ni nujno klasičen izraz za knjigo izvirnih vpisov. Čeprav zasebna podjetja teh knjig morda ne uporabljajo pogosto, jih javne ali vladne organizacije morda bolj uporabljajo. Vsak register je povezan s skladom, ki ga javna organizacija uporablja za plačilo določenih artiklov. Splošna uporaba, obračun plač, vzdrževanje in posebni projekti so nekateri skupni skladi, ki imajo lahko računovodske registre. Javne organizacije uporabljajo računovodske registre za obračunavanje skladov, ker dodeljena sredstva ne morejo uporabljati izven predvidenega namena.
Časopisi so običajno med najpogostejšimi knjigami izvirnega vnosa. Računovodski dnevnik zagotavlja kronološko evidenco poslovnih transakcij. Računovodje beležijo vsako transakcijo z uporabo datuma nastanka, ki zagotavlja kronološko zgodovino za te transakcije. Dnevniki vključujejo gotovinske prejemke in izplačila, splošne transakcije, plačilne liste in druge podobne vrste, kot jih potrebuje podjetje. Revije zagotavljajo ozadje za izdelavo računovodskih poročil in izkazov.
Glavna knjiga je morda najpomembnejša knjiga izvirnih vpisov v računovodstvu. Knjiga vsebuje skupno vsoto iz vsake revije, ki jo uporablja podjetje. Je primarni vir za ustvarjanje poročil in pregledovanje informacij, ki se nanašajo na poslovno dejavnost. Ta knjiga je tudi predmet zunanje revizije, pri čemer revizorji pridobivajo informacije iz glavne knjige v revije. Agregatni zneski v glavni knjigi se morajo ujemati z vsakim dnevnikom, da se podjetje ustrezno drži nacionalnih računovodskih načel.
Računovodska načela običajno omogočajo podjetju, da ustvari in uporabi katere koli knjige prvotnega vpisa, ki jih potrebuje za evidentiranje poslovnih transakcij. Glavni standardi, ki jih morajo podjetja upoštevati, vključujejo uporabo obremenitev in dobropisov za vsak vnos in prikaz, da so vse obremenitve in dobroivi skupaj enaki. Ti standardi so neločljiva načela dvostavnega računovodstva, glavne računovodske metode, ki jo podjetja uporabljajo za evidentiranje transakcij. Uporaba registrov, dnevnikov in knjig izpolnjuje te zahteve. Vsaka transakcija pogosto vpliva na dve ali več teh knjig prvotnega vnosa.