Klasifikacija podatkov je sestavljena iz analize in kategorizacije podatkovnih sredstev organizacije s ciljem določiti ustrezen dostop, shranjevanje in hrambo. Je disciplina na širšem področju upravljanja s podatki. Poleg tega je del upravljanja življenjskega cikla informacij (ILM).
Kot del ILM klasifikacija podatkov pomaga organizaciji razumeti različne vidike svojih podatkov, ki vključujejo varnostne, zakonske zahteve in zahteve skladnosti, poslovni pomen, potrebe po razpoložljivosti in njeno trenutno lokacijo. Ko se razumejo različni vidiki podatkov, se lahko izvede politika, primerna za njihovo varnost in hrambo. Projekt klasifikacije bi morali izvajati lastniki poslovnih procesov ter pravni zastopniki in zastopniki za skladnost v partnerstvu z oddelkom za informacijsko tehnologijo (IT). Čeprav so programska orodja na voljo za pomoč pri zbiranju in analizi, je postopek razvrščanja podatkov predvsem ročni in je lahko dolgotrajen.
Podatki veljajo za eno od dveh vrst: strukturirane ali nestrukturirane. Strukturirane podatke običajno najdemo v bazah podatkov. Pogosto gre za informacije, specifične za organizacijo, kot so evidenca zaposlenih, strank in izdelkov. Običajno do informacij ni mogoče neposredno dostopati, vendar je treba do njih dostopati prek vmesnika za programiranje aplikacij (API). Nestrukturirane podatke najdemo v elektronskih ali papirnih dokumentih, e-pošti ali drugih vrstah vsebine proste oblike, ki lahko vključuje zvočne in video datoteke.
Razvrščanje podatkov lahko koristi organizaciji na več načinov. Za izpolnjevanje vladnih predpisov o ravnanju s finančnimi ali občutljivimi podatki bo morda potreben dokaz o obstoju politike in spoštovanju politike. Zahteve davčne zakonodaje so en primer teh predpisov. Razvrstitev podatkov lahko koristi organizaciji v primeru pravnega spora, saj ustrezna klasifikacija podatkov skupaj z uveljavljeno politiko ILM zagotavlja, da so podatki, ki jih zahteva sodni spor, na voljo in da tuji podatki niso na voljo. Organizacijo je mogoče zaščititi pred dejanji nezadovoljnih zaposlenih ali napakami zaposlenih tako, da ustrezno razvrstite in omejite dostop do zaščitenih, zelo zaupnih in strogo zaupnih podatkov.
Nekatere druge prednosti razvrščanja podatkov vključujejo morebitno zmanjšanje stroškov varnostnega kopiranja in shranjevanja, ker se podatki ne bodo vzdrževali dlje, kot je potrebno. Mediji za shranjevanje podatkov morajo biti prilagojeni tudi zahtevam glede razpoložljivosti. Z drugimi besedami, podatki, ki so potrebni takoj, morajo biti na napravi za shranjevanje, ki omogoča takojšen dostop do njih, kot je omrežni strežnik. Podatke, ki jih ne potrebujete takoj, lahko shranite v napravo, ki ne omogoča takojšnjega dostopa, kot je digitalni trak.
Poleg izpolnjevanja zakonskih zahtev in zahtev glede skladnosti lahko razumevanje podatkov prinese tudi druge pomembne koristi. Organizacija, ki je analizirala in razvrstila svoje podatke, bi morda lahko učinkoviteje pridobila te informacije za namene odločanja ali trženja. Ta učinkovitejša uporaba podatkov lahko vodi do izboljšane dobičkonosnosti.