Kartica poteka veljavnosti je preprost dokument, ki zagotavlja informacije o datumu, ko bo določena pogodba prenehala veljati. Kartica te vrste se uporablja v številnih okoljih, zlasti v zavarovalniški industriji. Ideja kartice s potekom veljavnosti je, da služi kot sredstvo za obveščanje vseh strank, ki so vpletene v pogodbo, da se bo razmerje končalo z določenim datumom, razen če se sprejmejo ustrezni ukrepi za podaljšanje sporazuma za dodatno obdobje.
Ena najpogostejših aplikacij kartice s potekom veljavnosti je pri zavarovanju. Pri različnih vrstah načrtov zdravstvenega, avtomobilskega in življenjskega zavarovanja je lahko datum prenehanja police vključen v osnovne pogoje, ki urejajo razmerje. Ko se ta datum bliža, izkaznica veljavnosti služi kot opomin ponudnika, da se rok pogodbe bliža in da je prišel čas, da se z zavarovancem pogovorimo o podaljšanju kritja. Z uporabo te vrste orodja za upravljanje s časom se agent lahko vedno zaveda, katere police strank potečejo v naslednjih 30 dneh in se dogovorijo za stik s temi strankami, da obnovijo načrte in ohranijo pretok prihodkov v zavarovanje. ponudnika.
Poleg sledenja datumom prenehanja na zavarovalnih načrtih se lahko kartica s potekom veljavnosti uporablja tudi kot del procesa sledenja katere koli vrste poslovne pogodbe. Na primer, podjetje, ki stranki zagotavlja blago ali storitve po znižanih cenah, lahko s to metodo začne nove razprave s stranko nekaj tednov pred tem datumom prenehanja. To je lahko pomembno, saj bi to lahko pomenilo razliko med stranko, ki bi se odločila za podaljšanje za drugo obdobje po isti ceni ali se odločila za zabavo predlogov konkurentov.
Medtem ko je tradicionalna kartica s potekom veljavnosti fizična kartica, ki se uporablja kot del datotečnega sistema tickler, številni programski paketi integrirajo idejo kartice v svoje osnovne funkcije. Baza podatkov o prodaji lahko vključuje možnost ustvarjanja kartice navideznega poteka veljavnosti, ki vključuje osnovne informacije o pogodbi s stranko, vključno z datumom prenehanja. Končni uporabnik lahko nato nastavi sistem tako, da generira opozorilo v določenem časovnem obdobju pred prekinitvijo pogodbe, kar olajša načrtovanje telefonskega klica ali elektronske pošte stranki in začetek dela na obnovi pogodbe. Dokler naloga ni zaključena ali zavrnjena, bo sistem pogosto še naprej opominjal uporabnika, da je potreba po stiku s stranko še vedno v teku.