Izvršni sekretar je oseba, ki dela kot administrativni pomočnik najvišjega vodstva. To na splošno ni začetno tajniško mesto. Običajno bo to delo zahtevalo dolgoletne izkušnje kot sekretarka za pretežno visoke uradnike. Delovne naloge izvršnega sekretarja se lahko razširijo na naloge tradicionalnega sekretarja. Čeprav lahko k temu prispevajo izkušnje, lahko nekateri delodajalci za pridobitev tega položaja zahtevajo visokošolsko izobrazbo.
Končana srednja šola je običajno najmanjša sprejemljiva izobrazba za delo izvršnega sekretarja. Medtem ko je bil v srednji šoli, se je posameznik morda izkazal pri poslovnih in računalniških tečajih. Ker je področje za izvršne sekretarje lahko konkurenčno, lahko pridobitev višješolske izobrazbe posamezniku prinese določeno prednost pri zagotavljanju zaposlitve. Nekateri posamezniki se lahko odločijo za dvoletni izredni študij, drugi pa se lahko odločijo za štiriletno diplomo. Mnogi ljudje, ki iščejo ta položaj kot kariero, se lahko vpišejo v program, povezan s podjetjem, kot so poslovna administracija, vodenje podjetij ali pisarniška administracija.
V večini primerov je izvršni sekretar desna roka najvišjega vodstvenega delavca v podjetju ali ustanovi. Tajnica je pogosto gonilna sila v ozadju, ki zagotavlja, da posel vsakodnevno poteka nemoteno. Izvršni pomočnik na tem položaju opravlja veliko nalog. Nekatere najpogostejše naloge te vrste tajnice lahko vključujejo tipkanje pisem v imenu svojega šefa, izdelavo obrazcev, sestavljanje preglednic in sprejemanje sporočil. Poleg tega lahko tajnik nudi administrativno podporo drugim vodstvenim delavcem v oddelku.
Včasih se lahko izvršni sekretar znajde v sejni sobi in dela več kot le minute. Tajnik bo morda moral sodelovati na sestanku v odsotnosti svojega šefa in ga zastopati. Medtem ko lahko sekretar samo posluša sestanek in dela zapiske, ki jih pošlje šefu, bodo morda morali nekateri igrati aktivno vlogo, na primer govor ali predstavitev. Iz tega razloga mnogi šefi porabijo veliko časa za usposabljanje svojega sekretarja, da zagotovijo, da lahko oseba prevzame vodstveni položaj, če je to potrebno v njihovi odsotnosti.
Za razliko od večine tradicionalnih sekretarjev lahko izvršni sekretar preživi čas za povezovanje dejavnosti izvršnega direktorja zunaj pisarne. Nekatere tajnice bodo odgovorne za organizacijo potovanja za svojega šefa. To lahko vključuje načrtovanje letov, hotelske aranžmaje in načrtovanje avtomobilskih storitev. Pogosto lahko sekretar tudi pomaga izvršnemu organu pri vprašanjih v zvezi z njegovim ali njenim osebnim življenjem. Sekretar lahko na primer načrtuje sestanke pri zdravniku, poskrbi za večerjo in koordinira sestanke izven urada za izvršno oblast.