Izjava o distribuciji je vključena v uradne dokumente, ki označuje minimalno raven varnosti, ki je potrebna za njeno branje. Čeprav bi večina ljudi domnevala, da bi izjavo o distribuciji našli le v vojaških ali vladnih dokumentih, temu ni tako. Te izjave uporablja tudi veliko zasebnih organizacij, zlasti velikih podjetij, bank in raziskovalnih podjetij. Čeprav obstaja veliko različnih metod varovanja informacij, večina sistemov temelji na petstopenjskem ameriškem vojaškem sistemu, štiristopenjskem poslovnem sistemu ali štiristopenjskem medorganizacijskem sistemu.
Izjava o distribuciji je na splošno zelo vidna na dokumentu. Če obstaja naslovna stran, ni nenavadno, da je izjava natisnjena tako na vrhu kot na dnu strani. Znotraj dokumenta se izjava o distribuciji običajno nahaja na vrhu prve strani med informacijami o glavi. Ti vidni položaji lastnikom zagotavljajo, da bo vsak, ki bo prebral dokument, imel ustrezno dovoljenje ali pa namerno prezrl izjavo.
Ena najbolj znanih vrst izjave o distribuciji je petstopenjska, ki jo uporablja ameriška vojska, pa tudi številne druge zahodne vojaške skupine. Najvišja stopnja je strogo zaupna, kar pomeni, da lahko dokument preberejo samo ljudje z najvišjo stopnjo dovoljenja. Nato se spusti po stopnjah varnosti: tajno, zaupno, omejeno in občutljivo, vendar nerazvrščeno. Končna stopnja je nerazvrščena in je na voljo vsakomur.
Veliko podjetij uporablja podoben sistem distribucijskih izjav. Osnovni sistem ima zaupno na najvišji ravni, ki mu sledijo zasebni, občutljivi in javni. V mnogih primerih je ta sistem veliko bolj sproščen kot vladna različica. Po drugi strani pa, ko podjetje močno sodeluje z vlado ali vojsko, ni nenavadno, da sprejmejo podoben varnostni sistem. To je še posebej pogosto, ko imajo ljudje v podjetju vladno varnostno preverjanje kot del svojih običajnih delovnih mest.
Zadnji pogost sistem je najbolj znan kot varnost na semaforju. Ta sistem deluje po načelu, da ima večina ljudi zakoreninjeno stališče do določenih barv. V tem sistemu so rdeči dokumenti na voljo samo najvišji ravni. Rumena ima širše občinstvo, zeleni dokumenti pa so na voljo vsem v organizaciji. Zadnja barva, bela, je odprta za javnost.
Ta sistem je pogost, ko različne organizacije sodelujejo pri projektu. Namesto da bi poskušali integrirati dva različna varnostna sistema, se uporablja možnost semaforja. Ta sistem dobro deluje tudi, če sodelujoče organizacije ne govorijo istega jezika, saj bi lahko pisno izjavo o distribuciji napačno razlagali. Edina omejitev je dojemanje različnih barv posamezne države.
SmartAsset.