Informacijski sistem za upravljanje osebja je niz postopkov in uporabne tehnologije, ki jih kadrovski delavci uporabljajo za sledenje in organiziranje podatkov o zaposlenih v podjetju ali organizaciji. Te informacije lahko vključujejo evidenco plač, davčne dokumente in evidenco dodeljenih dajatev, kot je zdravstveno zavarovanje. Druge informacije o zaposlenih se pogosto hranijo v sistemu te vrste za občasno ocenjevanje uspešnosti. Ti zapisi so običajno življenjepisi in kopije ustreznih industrijskih certifikatov. To področje upravljanja s človeškimi viri vključuje tako uporabo računalniškega programa kot tudi rutinske prakse za vnos in posodabljanje ustreznih podatkov.
Podjetja z velikim številom zaposlenih pogosto potrebujejo ločen oddelek za človeške vire (HR), ki vodi natančno evidenco vseh teh informacij. Delo z informacijskim sistemom za upravljanje osebja zahteva tako dobro razumevanje tehnologije kot sposobnost hitrega pridobivanja potrebnih podatkov. Programski paket, zasnovan za te naloge človeških virov, je običajno sestavljen iz povezanih baz podatkov, ki vsebujejo različne nize informacij. Ena zbirka podatkov lahko vsebuje zapise o izdanih plačah, ki so na primer povezane z drugo bazo podatkov z informacijami o zadržanih davkih. Kadrovsko osebje je odgovorno za to, da so te informacije o delovni sili posodobljene in točne.
Poleg rednega vzdrževanja podatkov v informacijskem sistemu za upravljanje osebja mora kadrovsko osebje izvajati tudi posebne poizvedbe, s katerimi pridobiva določene informacije. Glede na vrsto nameščenega sistema lahko te informacije poizvedujejo z ukazi, kot so tisti v jeziku strukturiranih poizvedb (SQL) ali podobnem programskem jeziku baze podatkov. Druge vrste programske opreme za upravljanje človeških virov imajo grafične uporabniške vmesnike s funkcijami za ustvarjanje in shranjevanje obrazcev, tabel, grafikonov in poročil. Ko želi kadrovski vodja obdržati skenirane kopije življenjepisa zaposlenih in podobnih dokumentov, informacijski sistem pogosto vključuje zmožnost optičnega prepoznavanja znakov (OCR) za ustvarjanje elektronskih kopij, ki jih je mogoče iskati.
Informacijski sistem za upravljanje osebja ima tudi pomembno vlogo pri zaposlovanju in odpuščanju podjetij. Mnoga podjetja uporabljajo funkcije OCR te vrste programa za iskanje v življenjepisih za določene ključne besede. Kandidati, katerih življenjepisi se ujemajo s ključnimi besedami, imajo pogosto boljše možnosti, da prejmejo povabilo na razgovor. Nekatera podjetja uporabljajo to tehnologijo za sledenje in beleženje vseh novih certifikatov, ki jih opravijo zaposleni, zlasti tistih, ki se štejejo za plačano usposabljanje. Delavci, ki bi morda potrebovali disciplinski ukrep ali svetovanje, imajo pogosto tudi evidenco teh informacij v svojih elektronskih kadrovskih kartotekih v kadrovski službi.
SmartAsset.