Hotelski referent je običajno tisti, ki dela na recepciji ustanove, kot je gostilna, hotel, motel ali letovišče. Uslužbenec je v prvi vrsti odgovoren za prijavo gostov v objekt in iz njega ter za zagotavljanje odlične storitve za stranke. Velikokrat je pisarna ena redkih oseb, ki jih gostje vidijo v hotelu, zato morajo dobro predstavljati posel.
Pri prijavi gostov bo moral uslužbenec hotelske recepcije zbrati podatke o gostih, kot so številka rezervacije, njihova imena in telefonske številke ter podatki o plačilu. On ali ona je lahko odgovoren za vzdrževanje blagajne in vodenje evidence o njej. Poleg tega bodo morali gostje ob prijavi prejeti ključe sobe in vse ustrezne informacije o hotelu. Dobili bodo informacije o času prijave in odjave ter o vseh vključenih obrokih ali restavracijah v prostorih.
Čez dan se bo hotelski uslužbenec verjetno moral odzvati na telefone, da odgovori na kakršna koli vprašanja in sprejme nove rezervacije. Gostje se lahko ustavijo tudi na recepciji in zastavijo vprašanja, zato bo moral uslužbenec svoje delovno mesto vzdrževati čisto in urejeno. Če hotel ponuja kakršne koli dodatne storitve, kot sta spa ali sobna postrežba, lahko gostje pri nastavitvi zaprosijo za pomoč referenta. Poleg tega mora biti referent sposoben rešiti morebitne težave, ki jih ima gost med svojim bivanjem.
Uslužbenci hotelskih pisarn morajo imeti obširno znanje o območju, v katerem se hotel nahaja, če bi gost postavil vprašanje o lokalnih znamenitostih. Ko se gostje odjavijo, bo moral uslužbenec hotelske recepcije poravnati morebitne neplačane zneske v njihovi sobi in postaviti vprašanja, da se zagotovi prijetno bivanje gostov. Ker to delo zahteva stalno interakcijo z ljudmi, vključno z gosti in drugimi člani hotelskega osebja, je pomembno, da je referent prijazen, spoštljiv in vljuden.
Na splošno imajo uslužbenci hotelskih pisarn diplomo srednje šole ali enakovredno diplomo. Lahko delajo polni ali krajši delovni čas, odvisno od potreb podjetja. Tisti, ki so uspešni pisarni, ki dobro opravljajo svoje naloge in vedno pravočasno prispejo na delo, se bodo morda lahko premaknili in našli več zaposlitvenih možnosti v nadzorni ali vodstveni vlogi v hotelu.