Skupinska programska oprema je programska oprema, ki omogoča skupini ljudi, ki delajo v istem sistemu ali aplikaciji, ne glede na to, kje se nahajajo. Takšne skupine programske opreme so običajno e-pošta, novičarske skupine in klepet. Pogoste aplikacije skupinske programske opreme, ki jih današnji uporabniki računalnikov zlahka prepoznajo, vključujejo Lotus Notes, sisteme e-poštnih strežnikov, kot sta FirstClass in Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink in Workspot.
Nekateri strokovnjaki delijo programsko opremo za skupine v tri kategorije: komunikacijska orodja, orodja za konference in orodja za skupno upravljanje. Komunikacijska orodja vključujejo e-pošto, faks in glasovno pošto. Konferenčna orodja vključujejo podatkovne, glasovne in video konference; ter oglasne deske in klepetalnice. Orodja za skupno upravljanje vključujejo elektronske koledarje, sisteme za vodenje projektov in sisteme delovnega toka.
Drugi strokovnjaki delijo programsko opremo v dve kategoriji, povezani s časom, in dve drugi kategoriji, povezani s krajem. Ko zaposleni hkrati uporabljajo aplikacijo, je to sinhrona skupinska programska oprema; delavci, ki uporabljajo isto aplikacijo ob različnih časih, pa uporabljajo asinhrono skupinsko programsko opremo. Kategorije, povezane s krajem, so združene, skupinska programska oprema, ki jo uporabljajo ljudje na istem mestu; in oddaljenost, skupinska programska oprema, ki jo uporabljajo ljudje na različnih mestih.
Podjetja uporabljajo skupinsko programsko opremo iz različnih razlogov. Eden od glavnih razlogov je zaobiti tradicionalni problem zaposlenih na različnih mestih, ki morajo delati na isti aplikaciji. S prijavo v omrežni ali intranetni strežnik lahko zaposleni na različnih mestih dostopajo do iste aplikacije in imajo koristi od različnih pogledov in mnenj drugih. Ta funkcija je primarni vidik dela na daljavo. Če se lahko v strežnik podjetja prijavite od koder koli, vam ni treba biti v pisarni za dostop do določene programske opreme skupine.
Delo na daljavo lahko prihrani pri potnih stroških za podjetja in zaposlene. Omogoča lahko tudi komunikacijo v realnem času, kadar bi bila sicer nemogoča. Ta komunikacija lahko spodbuja boljše razumevanje ciljev in ciljev poslovnih projektov s skupinsko razpravo o vsakem koraku na poti do doseganja teh ciljev in ciljev.
Druga uporaba skupinske programske opreme je skupinsko reševanje problemov. Velikokrat nekateri zaposleni vidijo stvari drugače kot drugi zaposleni. Če vsi delajo v istem aplikacijskem okviru, lahko težave rešujejo skupaj, s čimer prihranijo čas in denar podjetja. Brez skupinske programske opreme takšno sodelovanje v realnem času ne bi bilo mogoče.