Vavčer male gotovine se položi v blagajniški sklad vsakič, ko je denar vnaprej izplačan za manjši nakup. Skladi male gotovine so majhni zneski denarja, običajno med 100 in 250 ameriškimi dolarji, namenjeni za naključne nakupe, da se izognete pisanju čeka ali uporabi kreditne kartice podjetja. Boni za drobno gotovino in znesek denarja v skladu male gotovine morajo biti vedno enaki skupnemu prvotnemu znesku sklada.
Drobna gotovina se običajno izplača na dva različna načina: s povračilom ali s predplačili. Povračila se pojavijo, ko je nakup že opravljen in je kot dokumentacija predloženo potrdilo, da je prejemniku dolžan denar. Predplačila se zgodijo, ko je treba opraviti manjši nakup in je treba denar izplačati pred nakupom. V tem primeru se namesto izplačanega zneska v sklad položi denarni bon.
Podjetje ima običajno vzpostavljene postopke, ki urejajo uporabo in spremljanje sklada male gotovine. Ti postopki bodo podrobno podrobno navedli, katere informacije se zahtevajo na kuponu za drobno gotovino. To običajno vključuje datum izplačila, pa tudi znesek, namen in ime prejemnika. Vzorec gotovinskega bona lahko prenesete na spletu, kupite v trgovini s pisarniškim materialom ali preprosto ustvarite interno v podjetju kot eno od njegovih oblik po meri.
Skrbnik denarnega sklada je običajno nadzornik neke ravni, ki si je pridobil zaupanje podjetja. On ali ona je odgovorna za zagotovitev, da je vsak peni blagajne obračunan prek potrdila ali bona za drobno gotovino. Po prejemu potrdila ali druge ustrezne dokumentacije od osebe, ki je prevzela gotovino, je treba papirje priložiti bonu in ustrezno vložiti. Na splošno je skrbniku prepuščeno, da določi ustrezen račun glavne knjige, na katerega bo bremenil nakup. Običajni računi glavne knjige za naključne stroške so pisarniški material, povračila stroškov parkiranja in drugi majhni nakupi.
Nadzornik skrbnika bi moral občasno uskladiti denarni sklad. To bo zagotovilo, da se morebitni manjkajoči denar odkrije in odkrije zgodaj, medtem ko je težavo še mogoče odpraviti. Poleg tega to ohranja skrbnika pod nadzorom, saj je mogoče zlorabiti tudi majhne količine gotovine. Zloraba malega denarja je pogosta oblika poneverbe v majhnem obsegu in lahko zlahka prinese na tisoče dolarjev manjkajočega denarja v obdobju let, če je ne nadzorujete.