Funkcionalni zapis, imenovan tudi operativni zapis, je pisni dokument, ki prikazuje dejavnosti podjetja in okoliške dogodke. Zapisuje določene informacije v določeni obliki, vendar ni upravni zapis. Ta vrsta dokumenta je najpogosteje ustvarjena v času, ko se dejavnost zgodi ali blizu nje, in se običajno šteje za najbolj zanesljivo različico dogodkov, ker je ustvarjen blizu informacij, ki jih predstavlja.
Podjetja vodijo evidenco, da lahko delujejo učinkoviteje, poročajo o svojih dejavnostih vlagateljem in vladnim agencijam ter ocenjujejo uspešnost glede na preteklo ozadje. Številni obrazci, ki jih podjetje ustvari za pomoč pri vodenju evidenc, so administrativni, na primer kontaktni listi zaposlenih. Ti obrazci dokumentirajo standardne pisarniške operacije in stvari, za katere vodje pričakujejo, da se bodo redno dogajale.
Podjetja morajo pogosto zajemati informacije, ki niso administrativne ali standardne. Te informacije so pogosto časovno edinstvene, čeprav je način evidentiranja informacij lahko enoten. Za dokumentiranje teh informacij podjetje uporablja funkcionalni zapis ali pisni zapis o tem, kaj se je zgodilo, kar podjetju omogoča, da hkrati vloži račun in po potrebi pridobi informacije v prihodnosti.
Obstaja veliko različnih vrst funkcionalnih zapisov. Morda je najlažji način za razumevanje uporabe tovrstnega orodja preučiti nekaj pogostih primerov. Poročilo o incidentu je vrsta funkcionalnega zapisa. Podjetja pogosto zahtevajo, da osebje izpolni poročilo o incidentu, ki natančno opisuje, kaj se je zgodilo, če se zaposleni ali stranka poškoduje v prostorih ali med opravljanjem dejavnosti podjetja. Ta funkcionalni zapis se izpolni le, ko je to potrebno, vendar je kritičen, ker dokumentira dogodke z besedami vpletenih ljudi, blizu časa, ko se je dogodek zgodil.
Druga vrsta funkcionalnega zapisa je obrazec za povratne informacije strank. Vsaka stranka ne bo izpolnila obrazca za povratne informacije in stranka bo to običajno storila le, če ima za povedati nekaj posebnega o storitvi za trenutni dan. Obrazec za povratne informacije je funkcionalni zapis, ker dokumentira edinstven dogodek, ki se je zgodil ob določenem času z besedami vpletene osebe.
Potovalna vozovnica je funkcionalni zapis, ki se izpolnjuje pogosteje. Podjetje pogosto zahteva, da vozniki izpolnijo poročilo s podrobnostmi o potovanju vsakič, ko voznik vzame službeno vozilo. Na ta način, če mora vodja odgovarjati na vprašanja o delovanju vozila, ki se je zgodila v preteklosti, ima voznik sočasno poročilo o dejavnosti, ki ga pripravi za pregled.
Funkcionalni zapisi lahko podjetju zagotovijo zaščito pred odgovornostjo. Stranke in zaposleni imajo pogosto leta, da vložijo tožbo zoper podjetje zaradi številnih civilnih prekrškov. Brez sočasnih zapisov dogodkov bi podjetje težko dokazalo, kaj se je točno dogajalo v preteklosti.
SmartAsset.