Fizični inventar se lahko natančno nanaša na dve ločeni, a povezani ideji, pomen pa je v glavnem vezan na to, ali se izraz uporablja za sklicevanje na stvar ali na proces nečesa. Fizični inventar se lahko pogosto nanaša na priročni inventar izdelkov, ki jih najdemo v trgovini, običajno v maloprodajnem obratu, in se lahko imenuje tudi pravi inventar ali »pri roki«. Ta popis se lahko nanaša tudi na postopek, s katerim se šteje zaloga v trgovini, da se ugotovi količinska vrednost samega zalog.
Razlika med obema uporabama besede je v bistvu v tem, ali se izraz uporablja kot samostalnik ali glagol. Če se uporablja kot samostalnik, se izraz pogosto uporablja v maloprodaji, da ugotovi, koliko izdelka je na voljo za prodajo strankam. Ker bodo številni kupci trgovino zapustili praznih rok, če ne bodo našli želenega izdelka, je pomembno zagotoviti zadostno zalogo v trgovini. Zaloga je običajno vezan na zalogo in polnjenje polic, da se zagotovi, da so izdelki v trgovini zlahka dostopni strankam.
To je pogosto v nasprotju z računalniškim inventarjem, kar kaže, da je treba v trgovini najti evidenco o prejetih pošiljkah in prodaji artiklov v trgovini. Napake pri pošiljanju, kraje, nepravilni postopki v registru in drugi dejavniki lahko povzročijo razliko med fizičnim ali dejanskim in računalniškim inventarjem. Za mnoga podjetja se neskladje med tema dvema številkama imenuje bodisi krčenje, za predmete z manj fizičnega inventarja kot računalniški inventar, ali povečanje, ko je dejanski zalog večji od računalniškega inventarja. Oboje se običajno šteje za negativno, saj pogosto kažeta na izgubo podjetja ali slabo delovanje sodelavcev na neki ravni.
Ko se uporablja za opis procesa, se fizični inventar običajno opravi enkrat letno ali podobno redno. Glede na velikost trgovine lahko štetje zalog traja le nekaj ur ali več dni in ga lahko izvedejo zaposleni v trgovini ali zunanji izvajalci, ki so najeti za izvedbo popisa. Za večje trgovine ali za oddelke trgovin, ki so še posebej priljubljene pri strankah ali so bolj verjetno tarče tatov, se lahko dnevno ali tedensko štetje izvede tudi kot del tekočega fizičnega inventarja.
SmartAsset.