Preprosto povedano, finančno poročilo projekta je dokument, ki določa splošno uspešnost projekta, njegov časovni okvir in proračun. Številna podjetja in podjetja jih uporabljajo za spremljanje dobičkonosnosti in stroškov različnih prizadevanj, koristni pa so tudi za vlade in druge organizacije. Posebnosti vpletenega običajno nekoliko nihajo glede na naravo zadevnega projekta, vendar so v večini primerov osrednji elementi vseh poročil približno enaki: vsa določajo osnovne prihodke in odhodke, na primer, ter opredelitev metode dodeljevanja; večino časa identificirajo tudi splošne cilje projekta in pričakovanja za naprej. Poročila pogosto zahtevajo zunanje stranke, ki imajo finančni interes za opisane projekte, in v mnogih primerih sta uspeh in nadaljnje financiranje podjetij odvisna od tega, ali so vlagatelji zadovoljni s posredovanimi številkami in statističnimi podatki. Včasih so poročila vključena v večje letno poročilo korporacije, ki je običajno na voljo delničarjem, običajno pa ga je mogoče zahtevati in objaviti tudi neodvisno. Časovni razpored je običajno odvisen od tega, kdaj je projekt končan ali, nasprotno, kdaj veliki vlagatelji želijo poročilo o napredku.
Razumevanje računovodskih izkazov in poročil na splošno
Računovodski izkazi so ključnega pomena za vsa poslovna prizadevanja, ne glede na to, ali so velika ali majhna ter za dobiček ali ne. Obstaja veliko različnih vrst, večinoma za uskladitev z različnimi cilji. En primer je izkaz poslovnega izida, znan tudi kot poročilo o prihodkih in odhodkih ali prihodkih in odhodkih; drugo je bilanca stanja ali poročilo o stanju računa. Poročilo o denarnem toku je manj pogosto pri manjših subjektih in ga redko ustvarijo posamezniki.
V večini primerov je tisto, zaradi česar je specifično projektno finančno poročilo edinstveno, njegov obseg. Vse tri osnovne vrste računovodskih izkazov je mogoče uporabiti na splošno ali posebej, vse pa je mogoče vključiti v poročilo o projektu, če se uporabljajo za podrobnosti o možnostih ali uspešnosti določenega izoliranega projekta.
Posebnosti tega, kaj morajo poročila o projektu podrobno navesti
Tipično finančno poročilo projekta običajno vključuje pisno pripoved, ki bralca obvesti o ciljih in napredku projekta. Ta del poročila bo obravnaval tudi prekoračitve projektov in težave, ki vplivajo na finančno uspešnost. Običajno je vključeno tudi poročanje o tem, koliko denarja je bilo pridobljenega ali izgubljenega v določenem časovnem obdobju, kako se je ta dobiček ali izguba pojavil na različnih računih in koliko denarja je prišlo iz dejavnosti ustvarjanja prihodkov, naložbenih dejavnosti in posojil. Veliko tega se razlikuje glede na sam projekt, daljša in kompleksnejša prizadevanja pa zahtevajo več. Vključeni osnovni elementi so običajno precej dosledni.
Prihodki in odhodki
Običajno je treba v projektnem računovodstvu zelo natančno razporediti prihodke in odhodke. Prihodek mora biti na primer neposredno povezan s projektom. V večini primerov bodo stroški razvrščeni v dve široki skupini: neposredni in posredni stroški.
Neposredni stroški nastajajo izključno zaradi projektnih aktivnosti, kot so delovna sila in dobava projekta. Posredni stroški se delijo z drugimi projekti ali dejavnostmi. Ti vključujejo upravljanje nad projektnim vodenjem in več podpornih funkcij, kot je nadzor kakovosti ali trženje.
Razporeditev posrednih stroškov je pogosto nekoliko bolj zapletena. Čeprav obstajajo standardi za alokacijo, ki so jih razvili računovodski strokovnjaki, je o njih mogoče razpravljati. Primer takšne razprave o stroških je pravilen način za razporeditev časa vodje oddelka za podporo, ki ni projekt, z več tehničnimi ljudmi, dodeljenimi različnim vodjem projektov za nadzor kakovosti. Če vodji nadzora kakovosti dejansko ni treba pregledati opravljenega dela svojega zaposlenega, ali naj zaradi posrednih stroškov zagotavljanja pisarniškega prostora, najema, usposabljanja in drugih stroškov vodenja še vedno nameni nekaj svojega časa vodenju zaposlenega? dajanje tehničnega uslužbenca na voljo projektu je nekoliko sporno – nekatera poročila to vključujejo, druga pa ne.
Opredelitev večjega obsega
Druga skrb pri pregledu finančnega poročila projekta je opredelitev obsega projekta. Projekti se pogosto razširijo ali prestavijo, ali pa pride do spremembe ravni financiranja. Obvestilo o delu, ki opisuje delo, ki ga je treba izvesti, urnik in stroške je treba pravočasno pregledati. Ta razširjena delovna aktivnost mora biti jasno navedena v pisnem delu finančnega poročila projekta, tako da je mogoče jasno določiti učinkovitost in uspešnost projekta.