Zapisna agencija je oglaševalsko podjetje, ki je pogodbeno pooblaščeno za zastopanje podjetja pri nakupih medijev in drugih dejavnostih odnosov z javnostmi. Oglaševalci prek te agencije sodelujejo pri pogajanjih s potencialnimi umestitvami v zvezi z umestitvijo oglasov in drugimi dejavnostmi. Svojim strankam nudi tudi svetovalne storitve, ki jim pomagajo razviti učinkovite in ustrezne oglaševalske kampanje za določen trg. Podjetja imajo lahko več agencij za obravnavo mednarodnih oglaševalskih potreb.
Ena od pomembnih vlog evidenčne agencije je kot edini zakonito pooblaščeni subjekt za pogajanja in zaključek pogodb o oglaševanju. Sestane se s podjetjem naročnikom, da razpravlja o kampanji in o tem, kje želi distribuirati oglaševanje, ter poišče ustrezna oglaševalska mesta. Agencija se pogaja o cenah in drugih podrobnostih pogodbe ter deluje kot pravni zastopnik pri podpisu pogodbe. Oglaševalski material in plačila gredo preko te agencije, ki jih ustrezno umesti.
To podjetje lahko nudi tudi svetovalne storitve. Podjetje, ki se želi uveljaviti na novem trgu, lahko sodeluje z uradno agencijo, da razišče možnosti oglaševanja in razvije učinkovito kampanjo. Svetovalci lahko razpravljajo o tonu kampanje, najboljših vrstah oglasov za uporabo, najprimernejši umestitvi in drugih temah. Podjetje želi učinkovito in učinkovito postavljati oglase in se zanaša na zastopnika, ki nudi dobre nasvete.
Podjetja sklenejo pogodbo z agencijo, običajno se zavežejo za določeno časovno obdobje ali oglaševalsko akcijo. Pogodba se lahko prekine v posebnih okoliščinah, na primer, ko agencija ne izpolni pogojev ali se ukvarja z dejavnostmi, ki bi lahko škodile stranki. Mnoga podjetja izberejo agencijo in jo vztrajajo desetletja, zamenjajo pa se le v okviru korenitega prestrukturiranja, če postane očitno, da agencija ne izpolnjuje več potrebe.
Podatke o evidenčni agenciji najdete v dokumentaciji, ki je povezana s podjetjem. Oglasne agencije lahko tudi navedejo svoje stranke v korist potencialnih oglaševalskih mest, ki želijo stopiti v stik z njimi, da bi razpravljali o umestitvi oglasov. V nekaterih primerih lahko agencija ustvari ločeno spletno mesto za zastopanje določenega podjetja oglaševalcem. Spletna mesta lahko podpirajo tudi zaledne strukture, kot so notranji poštni sistemi, shranjevanje promocijskih materialov, ki jih posamezne trgovine lahko prenesejo in uporabljajo, itd. Te funkcije niso vidne javnosti, so pa lahko pomemben del storitev, ki jih ponuja agencija.
SmartAsset.