Evidenca zalog vsebuje informacije o vrsti in količini zalog, ki jih ima podjetje. To vključuje zaloge v roki, zaloge, ki so naročene, in zaloge, ki so na čakanju za nedokončano proizvodnjo. Poznan je tudi kot evidenca delnic.
Tipičen zapis inventarja lahko najdete v priročniku ali računalniški datoteki. Njena kompleksnost je odvisna od velikosti podjetja, raznolikosti predelanih izdelkov in obsega proizvodnje. Številni računi zalog bodo imeli opis vsakega kosa in informacije o njegovi lokaciji, količini in identifikacijski številki.
Celoten zapis zaloge vsebuje podatke o vseh artiklih na zalogi. Ne vključuje nobenih drugih pogojev. To je običajno osnova, iz katere je mogoče izdelati druge vrste računov zalog.
Evidenca inventarja lahko zajema tudi artikle na zalogi, ki bodo kmalu dani v proizvodnjo. To pomaga podjetju dati idejo o tem, kdaj naj ponovno naroči, poleg sledenja rednemu pretoku materialov. Prav tako pomaga organizaciji ugotoviti, kolikšen odstotek zalog je v danem trenutku v uporabi in ali je preveč prostih zalog. Tako lahko lažje določite, koliko zalog je treba obdržati pri roki, in tako zmanjšate stroške vzdrževanja presežnih zalog.
Drug pogost del evidence inventarja je seznam artiklov, ki so naročeni. Ta zapis lahko podjetju pomaga tudi pri vzdrževanju ustreznih zalog, tako da razkrije, ali je redno na voljo dovolj zalog, da bi proizvodnja potekala nemoteno. Lahko je učinkovit način za ugotavljanje, ali je naročeno dovolj zalog ali ne, poleg tega pa je treba določiti časovnico za predvidene dobave.
Račun zalog bo spremljal tudi spremembe zalog. To vključuje količino zaloge, vhodnih in odhodnih artiklov. Vsak element se spremlja in, odvisno od sistema, so elementi lahko organizirani po vrsti.
Obstaja več uporab za evidenco inventarja, od zagotavljanja informacij o dnevnih financah do priprave letnih davkov. Uporablja se lahko za načrtovanje strategije, izboljšanje stroškovne učinkovitosti operacij in spremljanje obsega proizvodnje. Z razumevanjem, kje je posamezen kos shranjen, je mogoče izboljšati učinkovitost delovanja s prerazporeditvijo in vzdrževanjem zalog na lokaciji, ki je najbolj ugodna za proizvodnjo. Račun zalog lahko podjetju pomaga tudi pri zagotavljanju, da zaloga ni zapravljena, ukradena, poškodovana ali kako drugače nedonosna.
SmartAsset.