V “zaledni pisarni” velikega podjetja je veliko različnih sistemov, vključno z načrtovanjem, proizvodnjo, distribucijo, pošiljanjem in računovodstvom. Načrtovanje virov podjetja (ERP) je sistem, ki združuje vse te funkcije v en sam sistem, zasnovan tako, da služi potrebam vsakega posameznega oddelka v podjetju. ERP je bolj metodologija kot kos programske opreme, čeprav vključuje več programskih aplikacij, združenih v enem samem integriranem vmesniku.
Sistem ERP zajema več oddelkov v korporaciji, v nekaterih primerih pa bo ERP tudi presegel meje podjetja, da bi vključil tudi sisteme partnerjev in dobaviteljev, da bi prinesel dodatne funkcije, kot je upravljanje dobavne verige. Ker je tako obsežen in vseobsegajoč, sistem ERP daleč presega zgolj preprost kos programske opreme. Vsaka izvedba je edinstvena in je zasnovana tako, da ustreza različnim poslovnim procesom izvajalca. Izvedba ERP lahko stane milijone dolarjev za ustvarjanje, dokončanje pa lahko traja več let.
Sistem ERP verjetno predstavlja največjo naložbo podjetja v IT, zato nekatera podjetja raje izvajajo ERP na bolj postopen način in ne naenkrat. Nekateri prodajalci ERP ponujajo modularne programske enote skupaj z enotnim vmesnikom, ki omogočajo ta postopen pristop.
Ne glede na to, kako se podjetje loti tega, bo ERP zagotovo prinesel pomembne spremembe v poslovanju podjetja. Popravlja se z delovnimi tokovi in spreminja dolgotrajne procese. Podjetja pogosto naletijo na odpor zaposlenih, ki neradi opustijo svoje preverjene metode. Zaposleni se lahko bojijo tudi za svoja delovna mesta; ker ERP tako korenito spreminja poslovne procese, ni nič nenavadnega, da se opisi delovnih mest spremenijo ali popolnoma odpravijo.
Ko je enkrat implementiran, pa sistem ERP prinaša izjemne prednosti. Ker so vsi sistemi združeni, lahko vsi oddelki lažje izmenjujejo informacije. Potek dela, ki poteka med oddelki, lahko postane veliko bolj avtomatiziran in navsezadnje je strankam bolje služiti, ker bo imel posameznik, ki uporablja aplikacije za stranke, dostop do vseh informacij v zvezi z vsakim ustreznim procesom. Na primer, nekdo v prodaji bi se zlahka prijavil v en sam sistem, da bi ugotovil status naročila stranke, ki je še v proizvodnji. Vse to pa ima svojo ceno; Stroški usposabljanja so visoki, ker se zaposleni ne morajo naučiti le uporabljati novo programsko opremo, temveč se morajo naučiti tudi novih procesov.
Obstaja veliko razlogov, zakaj se podjetje loti implementacije ERP. Sistem ERP združuje informacije, kot so informacije o naročilih in finančni podatki. Z avtomatizacijo procesov in poteka dela lahko pospeši proizvodni proces, posledično pa tudi zmanjša potrebo po prenašanju velikih zalog. Čeprav so vnaprejšnji stroški morda dovolj, da finančnemu direktorju povzročijo nočne more, bodo na koncu, če bodo izvedene pravilno, nagrade podjetju, ki izvaja sistem, dale veliko konkurenčno prednost.
SmartAsset.