Enotna različica resničnega pristopa k shranjevanju zapisov zahteva, da ima podjetje bodisi eno centralno bazo podatkov, v kateri so vsi zapisi podjetja, ali, kot alternativa, porazdeljeno sinhronizirano bazo podatkov, ki dosega isti cilj. Sočasnost – z enotnim, nespornim naborom preverjenih informacij – pri upravljanju poslovnih datotek je izjemnega pomena, saj zagotavlja, da so vsi v organizaciji na isti strani, ko gre za podatke, zapise in statistiko. Ena različica sheme upravljanja datotek resnice uveljavlja sočasnost z zagotavljanjem, da obstaja samo eno možno »skladišče«, ki vsebuje zapise podjetja.
Metode shranjevanja resničnih datotek, ki niso enotne različice, pri katerih podjetja tvegajo odvečnost pri shranjevanju podatkov, lahko zlahka postanejo pomanjkljive. Predstavljajte si podjetje, ki svoje podatke shranjuje v dveh ločenih, nepovezanih zbirkah podatkov: podatkovni zbirki A in zbirki podatkov B. Zdaj si predstavljajte, da zaposleni spremeni ceno mila v zbirki podatkov A, vendar pozabi narediti ustrezno spremembo v zbirki podatkov B. Sočasnost podatkovnih baz je zdaj pod vprašajem. Od takrat naprej noben zaposleni, ki se posvetuje z bazami podatkov, ne bo mogel določiti cene mila. S hranjenjem informacij v ločenih skladiščih povzročajo nesoglasja med bazami podatkov težave, ki jih je težko rešiti.
Enotna različica metode resnice to obravnava tako, da zagotovi, da je za vsako dano vrednost v bazi podatkov samo ena lokacija za dostop. Ker obstaja samo en »odgovor«, v sistemu nikoli ne more biti nesoglasij ali konfliktov. Čeprav to ne izključuje napak pri vnosu podatkov, do katerih pride, ko uporabnik pomotoma vnese in shrani napačno vrednost za postavko, preprečuje pomisleke glede sočasnosti. Če je storjena napaka, jo je veliko lažje odpraviti in popraviti.
Enotna različica pristopov resnice k shranjevanju podatkov ima svoje pomanjkljivosti. Za večja podjetja z množičnimi zapisi, ki zajemajo več desetletij, lahko postane shranjevanje vseh informacij v enem samem skladišču previsoko z vidika stroškov in učinkovitosti. Obsežne rešitve za shranjevanje podatkov, kot so računalniki s štirimi ali več velikimi trdimi diski, so zelo drage. Poleg tega je vodenje ene velike baze podatkov pogosto bolj zapleteno kot vodenje več manjših baz podatkov.
Končno, centralizacija ene različice modela za shranjevanje resničnih podatkov je največja moč tudi ena njegovih največjih slabosti. S zgoščevanjem vseh podatkov v eno samo virtualno skladišče lahko težave s trdimi diski, na katerih se shranjujejo informacije, ali z računalnikom, v katerem so diski, močno pohabljajo organizacijo. Če se središče centralne baze podatkov zruši, bodo vsi v celotnem podjetju izpuščeni “na mrazu”, dokler sistem ne bo spet povezan.