Elektronsko izdajanje računov se nanaša na prakso pošiljanja računa po elektronski pošti, namesto pošiljanja papirnatega računa ali računa po pošti. Podjetja svojim strankam pogosto nudijo možnost, da svoje račune ali račune prejmejo v elektronski ali po navadni pošti. Elektronsko izdajanje računov ponuja prednosti in slabosti tako podjetjem, ki uporabljajo ta način zaračunavanja, kot njihovim strankam.
Ena od glavnih prednosti uporabe elektronskega izdajanja računov je prihranek stroškov. Podjetju, ki pošilja račune, prihrani papir in črnilo za ustvarjanje računov in ovojnic ter poštnino za njihovo pošiljanje. Elektronsko izdajanje računov običajno uporablja programsko opremo za izdajanje računov, ki pošilja račune po urniku, tako da prihrani čas zaposlenih. Ko podjetje zniža stroške z uporabo elektronskih računov, lahko del teh prihrankov pri stroških prenese na svoje stranke pri oblikovanju cen izdelkov ali storitev podjetja.
Prejemanje elektronskega računa je tudi za stranke veliko bolj priročno za plačilo. Nekatera podjetja vključujejo povezavo neposredno v elektronski račun, ki stranki omogoča plačilo neposredno iz e-pošte. Druga podjetja imajo sklenjene pogodbe z bankami, ki svojim strankam v bančništvu ponujajo storitve plačevanja računov. Elektronski račun gre kot opomnik na bančni račun stranke, nato pa lahko stranka načrtuje plačilo prek svojega spletnega plačila računa pri svoji banki.
Elektronski računi in elektronska plačila strankam prihranijo denar in čas. To je hitreje in ceneje, kot da bi morali izpisati ček in plačati poštnino, da ga pošljete po pošti. Prav tako zmanjšuje odpad papirja in nered doma, saj podjetje običajno shranjuje izjave na spletu.
Za podjetja, ki uporabljajo elektronske račune, to pomeni tudi, da prejmejo plačilo veliko hitreje. Običajno, ko se pošlje elektronski račun in stranka izvede elektronsko plačilo, podjetje zagotovi takojšen prejem denarja.
Čeprav ima elektronsko izdajanje računov številne prednosti za podjetja in stranke, ima nekaj pomanjkljivosti. Nekatere stranke imajo težave s prejemanjem elektronskih računov zaradi filtrov neželene pošte ponudnikov e-poštnih internetnih storitev (ISP). Če stranka ne prejme elektronskega računa, lahko pozabi plačati račun, kar lahko povzroči zamude in stroške.
Varnost je še eno vprašanje, ki se ga stranke lahko bojijo pri uporabi elektronskega izdajanja računov. Dokler podjetje uporablja varen strežnik za pošiljanje računov in prejemanje elektronskih plačil, je varno prejemanje računov in plačevanje prek spleta.
SmartAsset.