Kaj je elektronski sistem arhiviranja?

Electronic Filing System (EFS) je najnovejše elektronsko in spletno omrežje za singapursko pravosodje. Služi kot orodje za beleženje, shranjevanje in organiziranje vseh dokumentov v zvezi s sodnimi postopki. Cilj oblikovanja elektronskega sistema arhiviranja je zagotoviti singapurskemu vrhovnemu sodišču sistem, v katerem je upravljanje in spremljanje obstoječih zadev lažje.

Leta 2000 je sistem elektronskega arhiviranja postal na voljo za uporabo ne samo za singapursko pravosodje, temveč tudi za vse odvetniške pisarne po vsej državi. Izkorišča rastočo priljubljenost uporabe interneta in ustvarja krajšo metodo vlaganja in oddaje primerov. Uslužbenci in pomočniki bi običajno potovali sem ter tja, da bi vnesli dokumente v sistem registra. Novo elektronsko omrežje zmanjša fizični napor, potne stroške in porabo časa, hkrati pa učinkovito vloži vse pravne dokumente hitreje. S tem se tudi v veliki meri zmanjšajo vse težave, povezane z obnovitvijo, napačno postavitvijo in zasebnostjo dokumentov.

Sistem elektronskega arhiviranja zagotavlja štiri storitve za vse registrirane odvetniške pisarne: storitev elektronskega arhiviranja, storitev elektronskih izpiskov, storitev elektronske službe dokumentov in elektronsko informacijsko storitev. Vse storitve, razen slednje, so na voljo za uporabo neposredno na vmesniku uradne spletne strani. Sistem elektronskega arhiviranja omogoča registriranim uporabnikom, da svoje dokumente elektronsko vložijo kadar koli v dnevu, kateri koli dan v tednu. Plačila za vložitev vloge se lahko prenesejo tudi prek spleta, pri čemer se odvetniški pisarni pošljejo točni obračuni.

Odvetniške družbe lahko uporabljajo storitev elektronskega izvlečka za dva namena: za iskanje in pridobivanje. Vsi obstoječi dokumenti se bodo pojavili v bazi podatkov sistema, kar olajša iskanje. Odvetniške pisarne lahko tudi natisnejo in podvojijo vse dokumente, ko sodišče ugodi zahtevi. Po drugi strani ima storitev elektronske storitve dokumentov funkcijo, imenovano »Datoteka z enim klikom«, ki hkrati pošilja in vroča dokumente tako sodiščem kot drugi stranki. Ta funkcija zmanjšuje nepotrebne postopke in birokracijo za vsakogar, ki želi vložiti tožbo na sodišče.

Zainteresirane odvetniške pisarne, ki želijo uporabljati elektronski sistem arhiviranja, se lahko prijavijo na spletu. Pred prejemom namestitvenega programa za zakonito programsko opremo morajo predložiti izpolnjen prijavni obrazec in druge zahtevane dokumente. Posamezniki se lahko pred uporabo programske opreme udeležijo tudi usposabljanj, ki jih pripravi Singapurska pravna akademija.