Elektronska referenčna knjižnica je zbirka informacij iz različnih virov, ki se zbirajo in shranjujejo v digitalni obliki, kar omogoča dostop do virov in informacij iz računalnika ali druge elektronske naprave. Obstaja več razlogov, zakaj bi se namesto shranjevanja fizičnih knjig in dokumentov lahko uporabljala elektronska referenčna knjižnica. Ti vključujejo omejen prostor za fizične knjige, zahteve po oddaljenem ali velikem dostopu do virov in pogoste posodobitve informacij, ki bi bile neučinkovite ali nepraktične pri tiskanem gradivu. Elektronsko referenčno knjižnico bi lahko gostili na računalniškem strežniku, ki bi omogočal dostop do omrežja ali interneta, ali pa bi jo lahko stisnil na vrsto zgoščenk (CD) za uporabo na osebnem računalniku.
Ena od načinov uporabe elektronske referenčne knjižnice je arhiviranje knjig v fizični knjižnici. Knjige je mogoče digitalno skenirati in shraniti kot dejanske slike strani, kot je morda zaželeno z osvetljenimi rokopisi, ali pa jih skenirati in pretvoriti v običajno besedilo s programsko opremo za optično prepoznavanje znakov. Knjige so lahko shranjene na strežniku, ki je dostopen iz knjižnice ali zunaj nje prek interneta. To ima prednost, da trajno shranjuje knjige brez tveganja izgube, saj se digitalne datoteke ne bodo razgradile in jih ni mogoče izgubiti ali ukrasti. Prav tako lahko prihrani prostor v knjižnici in potencialno posreduje informacije drugim knjižnicam prek večjega omrežja.
Druga uporaba elektronske referenčne knjižnice je omogočanje dostopa do dokumentov ali dokumentov, ki jih redno posodablja in do katerih dostopa veliko ljudi z več različnih lokacij. Osrednja digitalna lokacija za dokumente pomeni, da bodo vsi, ki uporabljajo strežnik na daljavo, gledali popolnoma enake informacije. To odpravlja težave, kot je fizično ali kako drugače posodabljati registratorje ali drugo tiskano gradivo ob vsaki spremembi, kar preprečuje, da bi pomembne posodobitve ostale neopažene ali zakasnjene.
Izraz »elektronska referenčna knjižnica« se komercialno uporablja tudi za sklicevanje na CD, ki vsebuje eno ali več digitalnih različic knjig. Ti CD-ji so običajno cenejši od nakupa posameznih knjig v tiskani obliki. Obstaja več prednosti tako za potrošnika kot za podjetje, ki proizvaja referenčni CD. Predvsem lahko prihrani prostor in omogoča osebi, da nosi veliko količino informacij v zelo majhni, lahki obliki.
Številne visoke šole in univerze uporabljajo elektronsko referenčno knjižnico, da dokumente, kot so akademski prispevki in študentske publikacije, ostanejo na voljo študentski in fakultetni bazi. Informacije so digitalne, zato ni potrebe po zapletenem fizičnem arhivskem sistemu ali prostoru za shranjevanje starih publikacij. Elektronska referenčna knjižnica omogoča tudi podrobno iskanje po tisočih dokumentih v samo nekaj sekundah.